Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как защитить себя при недостаче в инкассации?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инкассация денежных средств осуществляется в соответствии с Положением N 318-П . Также необходимый порядок прописывается в договоре с банком. Банк выдает организации необходимое количество порожних сумок с индивидуальным номером и ежемесячно оформляет явочные карточки по форме 0402303 (п. п. 9.1, 9.2 Положения N 318-П). Перед получением денег инкассатор предъявляет кассиру документы, удостоверяющие личность (служебное удостоверение с фотографией), доверенности на перевозку и инкассацию денежных средств, явочную карточку и порожнюю сумку.
Выручка от продажи товаров, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет торгового предприятия, но еще не зачисленная по назначению, согласно Инструкции по применению Плана счетов отражается по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса». Основанием для осуществления записи на указанном счете при инкассировании денег является расходный кассовый ордер (форма КО-2 ), выписанный на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. п. 9.6, 9.7 Положения N 318-П). Зачисление денежных средств на расчетный счет торговой организации отражается по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с кредитом счета 57. Основанием для такой записи является выписка банка.
Учет и бухгалтерские проводки при инкассации
После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:
- дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
- дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
- дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.
Основная информация об инкассации
Инкассация подразумевает перевозку любых ценностей. Сюда могут входить не только деньги, но и драгоценные металлы, банковские карты, важные документы и пр.
Согласно действующему законодательству, инкассация относится к банковским операциям. Осуществлять ее могут только юридические лица, обладающие определенной лицензией. Поэтому силами самой организации, по закону, осуществить перевозку денежных сумм в банк невозможно. Специалисты несут материальную ответственность за вверенные им денежные средства.
Инкассация гарантирует быструю и надежную доставку наличных и ценных бумаг. Организация максимально защищена от посягательств злоумышленников. Выручка перемещается в банк безопасным способом.
Для коммерческих организаций обязанность проводить инкассацию установлена законодательно. Наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Это помогает вести учет в организации.
Также подобные меры защищают предприятия от грабителей. Кроме того, отправка денег через специализированные службы экономит время сотрудникам коммерческих организаций. Им не приходится ездить с выручкой в банк и сдавать ее.
Инкассация – зачем это нужно
Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.
Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.
Инкассация имеет следующие преимущества:
- ответственность за сохранность денег и ценностей;
- быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
- обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.
Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.
Недостача в инкассаторской сумке
― Текущий контроль качества работы кассиров и профилактика ошибок и нарушений
― Требование контролирующих органов
― Жалобы покупателей
― Докладные сотрудников
Собственники и руководители не ограничены законом РФ в сроках и периодичности проведения внезапных инвентаризации. При необходимости их можно проводить хоть каждый день без заблаговременного уведомления кассира. Именно фактор внезапности и позволяет выявить недостачу, если сотрудник намеренно мошенничает с товарами и деньгами.
Единственно, что требуется от инициирующего проверку – оформить приказ о ее проведении с указанием причины инвентаризации и состава инвентаризационной комиссии.
По факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств в кассе расчетному остатку составляется акт. Под ним ставят свои подписи члены инвентаризационной комиссии и кассир.
А также проводится расследование – внутреннее или с привлечением сотрудников полиции – для выяснения степени вины кассира.
1. Получение от кассира объяснительной о причинах недостачи.
2. Издание руководителем или собственником компании приказа о возмещении.
3. Внесение кассиром денег в кассу или списание их с очередной зарплаты.
Факт недостачи фиксируется в акте инвентаризации. Письменные объяснительные кассиры в этом случае могут представить как на обратной стороне акта ИНВ-15, так и в свободной форме на отдельном листе.
Главное, в данном документе фиксируются
-
название организации
-
ФИО руководителя – получателя объяснительной
-
дата выявления недостачи
-
причины недостачи
-
ФИО кассира и его подпись
Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.
Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.
После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.
Стоимость инкассаторских услуг
Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:
| От чего зависит стоимость услуг | Подробнее |
| Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы | Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания. |
| Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче | Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата |
| Частота инкассаций | Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк). |
| Меры предосторожности | От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше. |
| Вид, оказываемых услуг | Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги. |
| От региона нахождения компании и инкассаторской службы | В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг |
Организация процедуры инкассации
Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:
По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.
К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.
Подробнее о том, как проходит инкассация:
Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.
К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.
Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:
Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.
Для какой суммы можно заказывать инкассацию
Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.
Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.
Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.
Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.
Соглашение об удержании недостачи из заработной платы
Если согласны с недостачей, то во избежание неблагоприятных последствий, законом предусмотрена добровольное возмещение посредством заключения соответствующего договора, в котором оговорены сроки возврата.
В случае, когда компромисс не найден работодатель может обратиться в суд с иском в течении года, когда обнаружена недостача. Помните, если со стороны организации следует шантаж с вымогательством оплаты, пишите заявление в полицию.
Если материалы переданы в полицию, защищаемся всеми доступными способами, не пренебрегаемся помощью адвоката во избежание уголовной ответственности. Заявляем ходатайства о товароведческих экспертизах, аудите, инвентаризации, истребований записей с камер видеонаблюдения, опроса свидетелей, осмотра складских и иных помещений на предмет отсутствия условий для сохранности имущества и т.д.
Как до так и после начала уголовного преследования вам могут предложить пройти процедуру полиграфа. Я всегда советую отказаться от неё, так как доказательством его результаты являться не могут (по закону), а лишние переживания ни к чему, более того, стресс может как раз и сыграть не вашу пользу и детектор покажет некорректные данные, что не в плюс.
Порядок инкассации денежных средств (типичные правила от банка)
За основу можно взять договор и правила, разработанные одним из лидеров российского рынка инкассации — компанией ИНКАХРАН.
Предполагается, таким образом, заключение соглашений между:
- заказчиком услуг по инкассации;
- исполнителем — организацией ИНКАХРАН;
- банком, в который будут отвозиться (зачисляться) денежные средства, принятые исполнителем от заказчика.
При этом, рассматриваемые правила касаются только договора между инкассатором и банком. Заказчик со своей стороны заключает договор с банком — в котором в установленном порядке прописываются формулировки, которые полностью или в части обеспечивают исполнение банком своих обязательств по договору с ИНКАХРАН. Как следствие, данные формулировки могут буквально воспроизводить те, что отражены в соглашении между банком и инкассатором — поэтому, заказчику, принимающему решение о том, как организовать инкассацию, имеет смысл изучить в том числе и типовые условия такого соглашения. Правила, о которых идет речь — неотъемлемая часть данного соглашения.
В соответствии с договором банка с ИНКАХРАН инкассация будет включать следующие основные процедуры:
- Сбор наличных денег клиента банка — в который они будут отвозиться.
- Доставку наличных денег:
- сначала — в инкассаторскую организацию;
- затем — в кассу банка.
- При необходимости — временное хранение инкассаторской организацией наличных денежных средств от заказчиков.
- Обеспечение пересчета (при условии оплаты за эту услугу) и зачисления денежных средств на счета банка (открытый непосредственно в инкассаторской организации — которая, как мы уже знаем, имеет статус кредитной, либо на корреспондентский счет самого банка) — если зачисление не осуществляет сам банк в соответствии с собственной тарификацией.
- Подготовку и доставку разменных денежных средств заказчикам — в соответствии со специальными Заявками по установленной форме.
Отметим, что такая доставка может быть осуществлена как в рамках непосредственно инкассации, так и как отдельная услуга в соответствии с Заявкой.
- Оплату инкассаторских услуг.
В рамках схемы, реализуемой с участием ИНКАХРАН, расчеты производятся так:
- инкассаторы выставляют счет банку — в сроки, установленные договором;
- банк выставляет счет клиенту — аналогично, в соответствии с договором на РКО.
При этом, как мы уже знаем, у банка будет два договора: один — с инкассатором, второй — с клиентом.
Непосредственно в соответствии с правилами, прилагаемыми к договору, осуществляются:
- Оформление на каждого заказчика (клиенту банка) персонального идентификационного номера ИНКАХРАН — по которому осуществляется последующее обслуживание заказчика.
При этом, на одного заказчика может быть выписано несколько ПИН — соотносительно с количеством реквизитов на зачисление инкассируемых денежных средств. Также составляется специальный Реестр инкассируемых объектов — который составляется банком, согласуется с клиентом и направляется инкассаторской организации (также на утверждение). Оформляется карточка с ПИН заказчика — которая передается ему до момента начала первой инкассации.
Заказчику выделяется:
- необходимое количество защищенных инкассаторских сумок — которые закрепляются за ним (либо одноразовых сейф-пакетов);
- необходимое количество пломб — обеспечивающих защиту сумок (есть две их разновидности — одноразовые и свинцовые).
При этом, клиент должен предоставить инкассаторам — при посредничестве банка, образцы оттисков на пломбах — которые заверяются в соответствии с законодательством.
- Подготовка к визиту инкассатора на территорию заказчика.
В этих целях инкассаторская организация осуществляет предварительное обследование дорожных путей к объекту, а также помещений заказчика. При необходимости — предъявляет к заказчику дополнительные требования в целях повышения безопасности приема денежных средств. Например — может попросить обеспечить сопровождение инкассаторов охранниками предприятия на пути следования между машиной инкассатором и зданием, откуда нужно забрать денежные средства.
Кроме того, подготовка предполагает участие и самого банка. В его обязанности входят:
- обеспечение парковки спецмашины инкассаторов во время визита к заказчику — причем, при условии максимального ее расположения к двери здания заказчика, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
- поиск изолированного помещения, в котором будет осуществляться прием-передача денежных средств заказчика;
- поиск оптимальных путей движения инкассаторов внутри здания заказчика;
- обеспечение отсутствия третьих лиц в момент приема-передачи денежных средств;
- обеспечение эффективного документооборота с участием заказчика и инкассатора.
Бланк объяснительной по исправлению кассе
ККТ марта При выявлении излишков и недостач в кассе при инкассации правомерны ли будут такие действия и чем мы должны дополнительно оформить их? Недостача при инкассации Излишки при инкассации Тема: Кассовая дисциплина, ККТ, БСО Несмотря на то, что в вашем случае ошибка была допущена при оформлении РКО, а не при инкассации денег, формально в результате расхождений фактически инкассированных сумм и сумм, указанных в кассовых документах, образуются излишки или недостача денежных средств в кассе.
Поэтому в случае обнаружения такой ошибки бухгалтера необходимо провести инвентаризацию кассы и оформить ее результаты в соответствии с установленными правилами. Если фактически было инкассировано меньше денег, чем указано в РКО, в учете сделайте проводки: Дебет 94 Кредит 57 — отражена недостача денежных средств при инкассации; Дебет Кредит 94 — списана недостача за счет собственных средств организации; Дебет 50 Кредит — отражены излишки, выявленные при инвентаризации кассы.
Если же фактически инкассировали больше денег, чем было указано в РКО, сделайте проводки: Дебет 94 Кредит 50 — отражена недостача денежных средств в кассе; Дебет Кредит 94 — списана недостача за счет собственных средств организации; Дебет 57 Кредит — отражены излишки, выявленные при инкассации. Записи в бухгалтерском учете сделайте на основании данного акта.
К акту приложите объяснительную лица, допустившего ошибку. Порядок действий при обнаружении фальшивых купюр после инкассации такой же, как и при сдаче наличности непосредственно в кассу банка.
Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством.
Ошибка при инкассации как оформить объяснительную
Как правильно оформить кассовую операцию дополнительные бухгалтерские проводки, акт, объяснительная и т. Например, инкассаторам была сдана сумма ,00 руб. Разница в 50 руб. Недостатка и излишка в кассе нет. Ответ При выявлении расхождений в сумке с наличными деньгами, составляется акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег. Организации выдается квитанция к сумке с проставленным оттиском штампа кассы и оформленным актом вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег. На основании акта пересчета наличных денег, выданной банком, в учете организации делается проводка: Дебет 57 Кредит 50 — руб. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух 1. В случае предъявления в кредитную организацию, ВСП за исключением обменного пункта сумки с наличными деньгами, имеющей повреждения, указанные в пункте 4.
Недостача денежных средств в кассе
242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств.
А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года. КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи.