Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить официальное письмо организации?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Правила написания делового письма в 2022 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Какие ошибки допускают в таких письмах
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
- Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
- Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
- Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
- Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
- Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
- Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.
Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
- Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
- Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
- Благодарность за уделенное время.
- Пожелания и предложения формата для новой встречи.
- Контактные данные участников.
Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок.
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.
Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.
Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.
С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.
Рекомендации по построению фраз.
Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.
Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:
• В связи с отсутствием финансовой помощи…;
• В связи со сложной экономической ситуацией…;
• В порядке проведения совместной работы…;
• В соответствии с Вашим письмом…;
• В соответствии с протоколом…;
• В ответ на Ваше обращение…;
• В подтверждение нашей договоренности…;
• В целях усиления ответственности…;
• На Ваше обращение… и т. д.
Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:
• Просим оказать содействие.
• Просим выслать в наш адрес…;
• Просим принять участие…;
• Прошу принять меры…;
• Прошу принять к сведению…;
• Прошу довести до сведения…;
• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
• Направляем информацию…;
• Возвращаем справочные материалы…;
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;
• Посылаем справочную литературу… и т. д.
Письма-подтверждения начинаются так:
• Подтверждаем…;
• С благодарностью подтверждаем…;
• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
• Напоминаем, что…;
• Напоминаем Вам, что…
В письмах-извещениях – такие:
• Сообщаем, что…;
• Ставим Вас в известность, что…
Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:
• Оплату гарантируем…;
• Качество изделий гарантируем…;
• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.
Письма-приглашения могут начинаться со слов:
• Приглашаем принять участие…;
• Просим направить представителя… и т. д.
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:
• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…;
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…
Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.
• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Синтаксические ошибки.
1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
3. Неправильное использование предлогов.
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:
Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.
4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
ÐбÑие пÑавила деловой пеÑепиÑки
У пиÑÑма еÑÑÑ Ð¿Ð¾Ð½ÑÑÐ½Ð°Ñ Ñема. Так ÑеÑез какое-Ñо вÑÐµÐ¼Ñ Ð°Ð´ÑеÑÐ°Ñ ÑÐ¼Ð¾Ð¶ÐµÑ Ð½Ð°Ð¹Ñи пиÑÑмо по клÑÑевÑм Ñловам и вÑпомниÑÑ, по ÐºÐ°ÐºÐ¾Ð¼Ñ Ð¿Ð¾Ð²Ð¾Ð´Ñ Ð²Ñ Ð¾Ð±ÑалиÑÑ Ð¿Ð¾Ð»Ð³Ð¾Ð´Ð° назад.
| ÐÐ»Ð¾Ñ Ð¾ | ХоÑоÑо |
| ÐÑÑÐµÑ | ÐаннÑе по пÑодажам Ð´Ð»Ñ ÐºÐ²Ð°ÑÑалÑного оÑÑеÑа, иÑÐ½Ñ 2022 |
| ЧÑо за оÑÑеÑ? ЧÑо Ñ Ð½Ð¸Ð¼ нÑжно ÑделаÑÑ? Ðак поÑом найÑи нÑжное пиÑÑмо, еÑли пиÑÑма Ñ Ñакой Ñемой пÑÐ¸Ñ Ð¾Ð´ÑÑ ÐºÐ°Ð¶Ð´Ñй меÑÑÑ? | Узко, понÑÑно, еÑÑÑ Ð¾Ð³ÑаниÑение по вÑемени |
У пиÑÑма еÑÑÑ ÑеÑкое Ñелевое дейÑÑвие. ÐбÑаÑаÑÑÑ Ðº ÑобеÑедникÑ, Ð²Ñ Ð²Ñегда Ñего-Ñо Ñ Ð¾ÑиÑе: о Ñем-Ñо попÑоÑиÑÑ, договоÑиÑÑÑÑ, ÑзнаÑÑ. ÐеÑжиÑе ÑокÑÑ Ð²Ð½Ð¸Ð¼Ð°Ð½Ð¸Ñ Ð½Ð° Ñом, Ñ ÐºÐ°ÐºÐ¾Ð¹ ÑелÑÑ Ð²Ñ Ð¿Ð¸ÑеÑе, избегайÑе обÑекаемÑÑ ÑоÑмÑлиÑовок. ÐÑо Ð¿Ð¾Ð·Ð²Ð¾Ð»Ð¸Ñ ÑделаÑÑ ÑекÑÑ Ð¿ÑоÑÑÑм и понÑÑнÑм.
Чего не ÑÑÐ¾Ð¸Ñ Ð´ÐµÐ»Ð°ÑÑ Ð² деловом пиÑÑме
ÐиÑаÑÑ ÐºÐ°Ð¿Ñлоком. СообÑение, напиÑанное заглавнÑми бÑквами, заÑаÑÑÑÑ Ð²Ð¾ÑпÑинимаеÑÑÑ ÐºÐ°Ðº повÑÑение Ñона.
| ÐÐ»Ð¾Ñ Ð¾ | ХоÑоÑо |
| ÐÐÐ ÐТЧÐТ? | ÐÑиÑлиÑе, пожалÑйÑÑа, оÑÑÐµÑ Ð¿Ð¾ пÑодажам за ÑекÑÑий кваÑÑал. |
ÐÑпÑавлÑÑÑ ÑепоÑÐºÑ Ð¸Ð· двÑÑ Ð¸ более пиÑем. Ðз-за ÑÑого наÑÑÑаеÑÑÑ Ð»Ð¾Ð³Ð¸ÐºÐ° ÑообÑениÑ, оÑиенÑиÑоваÑÑÑÑ Ð² пиÑÑÐ¼Ð°Ñ ÑÑановиÑÑÑ Ñложнее.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.
Пишем сопроводительное письмо заказчику
Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику.
Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.
Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.
Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:
- просрочено подписание;
- бумаги потеряны;
- обнаружилась недостача документов.
Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.
Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.
Деловое письмо: виды, правила оформления, структура
Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.
Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.
Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
- Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
- Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
- В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
- Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
- Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
- Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
- Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).
Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.
- Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
- Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
- В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.