Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Апостилирование и консульская легализация документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Какие документы апостилируют
Штамп можно при необходимости поставить на множество документовФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации». Но если говорить о стартовом наборе, в него войдут:
свидетельство о рождении — даже если вы взрослый (если у вас оно в виде зелёной книжки, придётся сначала получить документ нового образца);
свидетельства о браке/разводе;
документы об образовании;
справка о несудимости (действительна в большинстве стран 3 месяца, так что её заранее лучше не получать и не апостилировать).
Также штамп можно поставить на архивные выписки, документы государственного образца, нотариально заверенные переводы и тому подобные бумаги.
Апостиль оформляется в той стране, где оформлен оригинал документа. Если он выдан в России, то получать апостиль необходимо также в России.
Штамп ставит тот орган, который выдал оригинал. Например, апостиль на свидетельство о браке или рождении делают в загсе, на диплом — в Рособрнадзоре, на справку о несудимости — в МВД.
На территории России апостиль имеют право проставлять:
- Генпрокуратура;
- Минюст и территориальные органы министерства на местах;
- Минобороны;
- Рособрнадзор;
- Росархив и территориальные подразделения ведомства;
- отделы ЗАГС субъектов федерации;
- МВД.
Какие сведения содержит апостиль
Апостилирование оригинала документа или копии возможно только для стран, подписавших в октябре 1961 года Гаагскую конвенцию об использовании апостиля (Apostile) – специального штампа единого размера, подтверждающего юридическую силу документов, выданных в иной стране.
Требования легализации важных свидетельств и справок при помощи апостилирования регламентируются Конвенцией. Согласно требованиям, штамп должен содержать в себе:
-
Наименование государства, в котором проводится процедура.
-
Число, месяц, год совершения операции.
-
Наименование города, в котором осуществляется удостоверение.
-
Название ведомства, осуществляющего проставление апостиля на документах.
-
Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего процедуру.
-
Должность, которую занимает ответственное лицо.
-
Полное наименование органа, скрепившего справки печатью перед удостоверением штампом Apostile.
-
Номер операции.
-
Подпись человека, являющегося ответственным лицом.
-
Печать организации.
Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы
Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:
-
Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России.
-
Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги.
-
Апостилирование осуществляют государственные ведомства.
-
Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок.
-
Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано.
-
Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро.
-
Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы.
-
Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения.
Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся:
-
Австралия.
-
Венгрия.
-
Доминиканская Республика.
-
Белоруссия.
-
Финляндия.
-
Мальта.
-
Эстония.
-
Аргентина.
-
Румыния.
-
Великобритания.
-
Туркменистан.
-
Нидерланды.
-
Исландия.
-
Молдавия и другие.
На каких документах проставляется апостиль
К документам, на которых может проставляться апостиль, относятся:
-
справки о наличии или отсутствии судимости;
-
справки наличие ли отсутствие уголовного преследования;
-
архивные документы МВД РФ или ОВД РФ;
-
официальные архивные документы о военной службе;
-
документы в иностранные государства, выданные органами прокуратуры;
-
архивные справки и иные документы, выданные Федеральным архивным агентством;
-
официальные документы, подтверждающие факт государственной регистрации актов гражданского состояния;
-
документы об образовании.
Варианты апостилирования
Международная документация может быть заверена несколькими вариантами апостилирования. Каждый из них считается законным.
Законодательная и правовая база различных государств имеет особенные требования к заверению документов. Они основываются на критериях, предъявляемых государственными органами, иностранными юрлицами.
Перед тем, как проводить процедуру, стоит уточнить способ заверения.
Всего используются несколько вариантов апостилирования:
- постановка штампа на доверенность в оригинальном виде;
- заверение перевода, выполненного нотариусом (приложение к оригинальному документу на языке составления);
- узаконивание копии, которая была заверена в нотариальной конторе;
- проставление штампа на переводе, выполненном нотариусом (если документ подшит к нотариально заверенной копии).
Если доверенность со штампом нужна срочно, то можно выполнить процедуру в ускоренном режиме. Срочный апостиль имеет аналогичное юридическое действие.
Апостилирование проводится в несколько этапов:
| Перевод | Требуется обратиться к специалистам, которые имеют дипломы, сертификаты, подтверждающие переводческую деятельность. Данное требование прописано на законодательном уровне. |
|---|---|
| Заверение у нотариуса | Сотрудник нотариальной конторы должен подтвердить, что переводчик официально имеет квалификацию. Также удостоверяется подлинность его подписи. |
| Постановка апостиля на доверенность | Подтверждение легальности документации проводится органами Министерства юстиции РФ. Для проставления отметки нужно обратиться в Главное управление, расположенное в месте расположения организации, а также составления доверенности. Например, при оформлении бумаги в Краснодарском крае, в Санкт-Петербурге заверить ее не удастся. |
Понятие апостилирования
Основное его предназначение заключается в возможности использования российской документации в других странах, так как после этого процесса бумаги приобретают юридическую значимость. Без заверения документы, например, аттестаты, не обладают юридической силой, поэтому отсутствует возможность для трудоустройства или взаимодействия с партнерами по бизнесу.
Наличие апостиля на документе подтверждает, что бумага действительно существует, а также обладает юридической значимостью.
Упрощенно апостиль – это уникальная форма заполнения документации, которая подтверждает ее законность. Она принята между разными странами, а также предназначена для упрощения оформления документации. Она используется при вывозе какой-либо бумаги в иную страну.
Где проставляется апостиль?
Требования к апостилю изложены в ст. 4 Гаагской конвенции. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.
Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Заполненный надлежащим образом, апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Важно! Документ, на котором стоит апостиль одной из стран участниц Гаагской конвенции, без ограничений должен приниматься в другой стране-участнице этой конвенции.
Апостиль на документе проставляется только в стране выдачи документа.
Каким документам нужен апостиль
Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:
- справки о наличии\отсутствии судимости;
- справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
- архивные документы министерства или органов внутренних дел;
- архивные документы о военной службе;
- документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
- справки и другие документы из архивов;
- документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
- документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.
Апостиль точно не поставят на документах, где нет печатей, например, на письменном договоре между физическими лицами. А также на коммерческих и секретных документах.
Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?
К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.
К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.
Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.
Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.
Консульская легализация документов vs апостиль
В целом, для официальных органов в каком-нибудь государстве недостаточно просто предъявить иностранный документ. Нужно его подтверждение, которое делается в стране, выдавшей этот документ. Иностранные чиновники хотят знать, что документ выдали на законных основаниях и он действительный. Подтвердить это можно двумя способами: проставить апостиль или подать документ на консульскую легализацию. Суть одна, но пути разные.
Апостиль придумали, чтобы легче было легализовать документ для иностранного государства. Консульская легализация — долгий процесс заверения документов. Поэтому многие страны перешли на упрощенный вид легализации — штамп «Апостиль». Теперь в этих государствах не потребуется легализация, т.к. придать юридическую силу документу может апостиль.