Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для возмещения расходов в связи с материнством в ФСС в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассчитывать на возмещение из ФСС пособий работодатель может не всегда. Фонд нередко не признает пособиями выплаченные суммы. Большинство судебных разбирательств касаются спорных (по мнению фонда) детских пособий. Расскажем о них на примерах из судебной практики.
Как возместить расходы в ФСС
Относительно расходов на соцнужды работодатель является страхователем. Организации перечисляют пособия по временной нетрудоспособности и материнству, после чего Фонд социального страхования компенсирует эти расходы.
Сам процесс возмещения устроен так: предприятие выступает посредником между органами соцстраха и своими работниками, оплачивая страховые случаи. В конце месяца страхователь рассчитывает страховые взносы и перечисляет их в Федеральную налоговую службу.
Если в течение отчетного периода (того же месяца) были произведены расходы на пособия по временной нетрудоспособности и материнству, организация уменьшает ежемесячный платеж на величину этих затрат (ч. 2 ст. 431 НК РФ). По итогам квартала/полугодия/года проводится сверка — выявляются задолженности и переплаты. Перерасход подлежит возмещению.
Что же такое в данном случае перерасход? Это превышение фактически произведенных издержек на пособия сотрудникам над итоговыми начислениями. Эта сумма требует возмещения, которое проводится или в формате зачета переплаты в счет будущих периодов, или же в виде возврата реальных денег страхователю (ст. 4.6 255-ФЗ от 29.12.2006).
В чем состоит главная сложность? В порядке возмещения. Ранее все операции проводились через ФСС — и уплата взносов, и возмещение расходов, и отчетность. С 2017 года оплата и отчеты идут через Федеральную налоговую службу, а компенсации продолжает контролировать соцстрах. При этом прямой возврат денег также осуществляет ФНС.
Обобщенный порядок взаиморасчетов выглядит так:
- Страхователь направляет в ФСС заявление о возмещении расходов.
- Соцстрах изучает документы, параллельно запрашивая у ФНС сведения о долгах и переплатах страхователя.
- Страховой орган принимает решение о компенсации и направляет уведомление страхователю.
- Соцстрах информирует ФНС о необходимости перечисления компенсации страхователю.
- ФНС переводит на расчетный счет страхователя указанную сумму.
Получается, что решение о выделении средств принимает соцстрах, а компенсацию выплачивает налоговая инспекция. Если страхователь хочет, чтобы контролирующие органы приняли положительное решение и возместили все расходы на пособия, он должен предоставить только достоверные сведения, корректные расчеты и полноценные обоснования.
Расходы на профилактику COVID-19 возмещаем из средств ФСС / «Правовест Аудит»
Как только ограничения, связанные с коронавирусной инфекцией были сняты, работодатели стали постепенно возвращать своих работников с «удаленки» в офисы и на производство.
Однако, для работы в обычном режиме работодателю необходимо соблюдать санитарные нормы, в частности обеспечить работников средствами защиты (масками, перчатками), при необходимости установить в офисе перегородки, проводить дезинфекцию помещений, организовать измерение температуры и сдачу анализов на COVID-19. (СанПин 3.1.
3597-20, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15). Подробно о необходимых мероприятиях мы писали в статье.
Чтобы соблюсти санитарные нормы работодателю придется понести существенные расходы. В 2020 году их можно попытаться возместить из средств ФСС за счет взносов «на травматизм».
Перечень расходов, которые можно возместить за счет взносов «на травматизм», перечислен в п. 3 Приказа Минтруда России от 10.12.2012 N 580н (далее — Правила № 580н). Приказом Минтруда России от 23.06.2020 г. № 365н данный перечень расширен.
В него включены расходы по профилактике коронавирусной инфекции, но только для расходов 2020 года.
К возмещению принимаются расходы на:
- приобретение средств индивидуальной защиты, таких как: масок, респираторов, щитков лицевых, бахил, перчаток, противочумных костюмов 1 типа, одноразовых халатов;
- закупку дезинфицирующих салфеток, антисептиков для обработки рук работников и дозирующих устройств (оборудования) для такой обработки;
- покупку устройств (оборудования) для дезинфекции воздуха и обработки транспортных средств, упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей;
- приобретение термометров для бесконтактного контроля температуры тела работника и иного оборудования;
- проведение тестирования работников на COVID-19.
Чиновники в своем письме от 05.08.2020 N 02-09-11/12-05-19094 разъяснили особенности возмещения расходов на борьбу с COVID-19. Например, для компенсации таких расходов за счет ФСС:
- не важны условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки, профинансировать можно расходы в отношении всех работников;
- средства профилактики могут быть не российского производства.
Максимальный размер к возмещению расходов «на травматизм» не должен превышать 20% от начисленной суммы страховых взносов на травматизм за прошлый год за минусом начисленных пособий в связи с «производственной травмой» и на оплату дополнительного отпуска на лечение застрахованного и проезда к месту лечения и обратно, также произведенные в прошлом году (п. 2 Правил № 580н).
ФСС: действие нормы об уменьшении взносов на пособия ограничено периодом до конца 2021 года
ФСС выпустил «информацию» о федеральных законах, изменяющих с 1 января 2021 года действующий порядок администрирования страховых взносов в ФСС. Речь идет о законах 243-ФЗ и 250-ФЗ.
В НК вводится новая глава 34 «Страховые взносы», напоминает ФСС. Среди прочего, установлены порядок и сроки уплаты взносов, а именно отдельными платежными поручениями по каждому виду страхования, на соответствующие КБК, открытые с 1 января 2021 года налоговому органу.
Действие пункта 2 статьи 431 НК, в соответствии с которым плательщики вправе сумму взносов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) уменьшить на сумму расходов на выплату страхового обеспечения по указанному виду соцстрахования, ограничено до 31 декабря 2021 года включительно. Таким образом, в регионах РФ, не перешедших на «прямые выплаты» страхового обеспечения по ВНиМ, принцип зачетного механизма уплаты страховых взносов сохраняется до 31.12.2018 включительно.
Функции по контролю, обеспечению исполнения обязанности по уплате страховых взносов с 01.01.2017 передаются налоговому органу.
При этом за ФСС сохранены полномочия по администрированию расходов на выплату страхового обеспечения по ВНиМ. Данные расходы, заявленные страхователем в расчете по взносам, представленном в налоговый орган, будет проверять территориальный орган ФСС в порядке, установленном законом 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», на основании сведений, поступивших из налогового органа в ФСС.
За ФСС сохранено право проводить проверки:
- камеральные проверки правильности и обоснованности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения при рассмотрении обращения страхователя о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения;
- камеральные проверки расходов страхователя на выплату страхового обеспечения, отраженных в расчете по страховым взносам, представляемом в налоговые органы;
- выездные проверки правильности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения одновременно с выездными проверками, проводимыми налоговым органом. Указанные проверки будут проводиться территориальными органами ФСС с 1.01.2017 в порядке, аналогичном порядку, установленному законом N 125-ФЗ.
Копии решений о выделении средств на выплату страхового обеспечения, о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения в рамках межведомственного обмена информацией будут направляться территориальным органом ФСС в налоговый орган в течение трех рабочих дней со дня вступления в силу указанных решений.
Кроме того, в закон N 125-ФЗ внесены изменения и дополнения в части администрирования ФСС взносов на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (НС).
Согласно переходным положениям за внебюджетными фондами, в том числе за ФСС, сохраняется обязанность по:
- контролю за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) взносов, подлежащих уплате за отчетные (расчетные) периоды, истекшие до 1.01.2017, в порядке, действовавшем до 1 января 2021 года
- принятию решения о возврате сумм излишне уплаченных (взысканных) взносов, пеней и штрафов за отчетные (расчетные) периоды, истекшие до 1 января 2021 года
- исполнению обязанности по приему расчетов (уточненных расчетов) по взносам за отчетные (расчетные) периоды, истекшие до 1.01.2017, в порядке, действовавшем до 1 января 2021 года.
Кроме того, на территориальные органы ФСС возлагается обязанность по передаче налоговым органам сведений о суммах недоимки, пеней и штрафов по взносам, образовавшихся на 1 января 2017 года.
Дополнительные документы, которые вправе запросить ФСС
Кроме документов из перечня будьте готовы предоставить дополнительные данные. ФСС вправе запросить:
- трудовой договор с работником, чтобы подтвердить основания для выплаты пособия;
- заверенную копию трудовой книжки внешнего совместителя, чтобы подтвердить стаж для больничных или декретных пособий;
- приказ о приеме на работу для сверки с трудовой книжкой и договором;
- штатное расписание для проверки размера окладов;
- положения об оплате труда и о премировании;
- должностные инструкции работников;
- табель учета рабочего времени для сверки количества отработанных дней и пропущенных по болезни;
- расчетные ведомости по начислению заработной платы;
- карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов для контроля расчетов пособий;
- приказы на материальную помощь;
- приказы о назначении пособий работникам;
- платежные документы на выдачу зарплаты, пособий.
Для удобства приведем список документов для возмещения каждого вида пособия.
Какие документы нужны
В приказе №951н указано, как возместить больничный из ФСС в 2020 году:
- Определить сумму к возмещению и заполнить расчетные формы.
- Написать заявление.
- Передать пакет с документами на возмещение в фонд.
Перечень сопроводительной документации приведен в приказе №951н и методических рекомендациях фонда. Собрали все в одну таблицу:
| Пособие | Необходимые документы в ФСС для возмещения больничного листа в 2020 (и других страховых выплат) |
| По временной нетрудоспособности |
|
| По беременности и родам | А это — документы для возврата больничного из ФСС в 2021 по беременности и родам:
|
| При рождении ребенка |
|
| По уходу за ребенком до 1,5 лет |
|
| На погребение |
|
Куда обращаться за возмещением из фсс в 2022 году
mdash; Да, конечно. Один из родителей вправе получить единовременное пособие при рождении ребенка по месту работы, службы или учебы (п. 25 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н. mdash; Примеч. ред.). Закон не устанавливает, что данную выплату выдают только по основному месту работы. Поэтому выдайте полгающиеся выплаты на основании документов, которые перечислены в пункте 28 Порядка № 1012н. Это заявление, справка из ЗАГСа, справка с места работы супруга о том, что он не получал пособие. Дополнительно возьмите у сотрудницы справку о том, что на основном месте работы она не получает выплату.
Большинство страхователей используют зачетную систему. Прямые выплаты могут применять только те юрлица или предприниматели, которые зарегистрированы в регионах, где действует пилотный проект ФСС. В этом случае пособия выплачиваются напрямую работникам на основании поданных работодателем в Соцстрах документов.
Порядок возмещения из ФСС расходов на пособия в 2022 году
Чтобы получить возмещение, страхователь обязан представить во внебюджетный фонд копии документов, которые обеспечат подтверждение обоснованности и правильности понесенных расходов на обязательное социальное страхование:
- сумма задолженности страхователя в ФСС РФ по страховым взносам на начало и конец расчетного периода;
- сумма страховых взносов, начисленных к уплате, в т.ч. за последние 3 месяца;
- сумма страховых взносов, доначисленных страхователю;
- сумма расходов, которые не были приняты к зачету;
- сумма средств, полученных от ТО ФСС РФ в возмещение произведенных расходов;
- сумма страховых взносов, которые были возвращены или зачтены при излишне уплаченных или взысканных взносах;
- сумма средств, которые израсходовал страхователь на цели обязательного социального страхования, в т.ч. за последние 3 месяца;
- сумма уплаченных страховых взносов, в т.ч. за последние 3 месяца;
- сумма списанной задолженности страхователя.
Возмещение по больничным листам из ФСС в 2022 году
В перечне представляются копии приказов руководителя соответствующего назначения. Приказ должен быть подписан руководителем и работником. Приказ не требуется при оплате периода нетрудоспособности по общим основаниям, единовременного пособия. Документы перечисляются в заявлении в качестве приложения. Копии заверяются в установленном порядке. На документ ставят запись «Копия верна», название предприятия, подпись руководителя или ИП с расшифровкой. Запись заверяется печатью при условии ее использования предприятием в делопроизводстве.
- Документа, подтверждающего правоотношения работодателя и работника – трудовой книжки с записью о трудоустройстве.
- Бюллетеня, выданного в связи с нетрудоспособностью, отпуском по БиР.
- Свидетельства о рождении ребенка, при наличии более одного ребенка в случае возмещения сумм ежемесячного пособия – свидетельств всех детей.
- Заявления от сотрудника о предоставлении отпуска по БиР, по уходу за ребенком и о предоставлении пособия.
- Справка с места трудоустройства второго родителя о непредоставлении отпуска, пособия или дополнительных выходных. При отсутствии работы представляется копия трудовой книжки супруга.
- Справки из медучреждения о постановки работницы на учет.
- Расчета суммы пособия на основании ранее полученных работником доходов.
- Справки об установлении ребенку инвалидности, заявления на предоставление дополнительных выходных.
- Платежные документы по произведенным выплатам.
По каким вопросам специалисты смогут помочь?
Специалисты оказывают консультации в области социального страхования, выплаты пособий, назначения компенсаций и т. д.
По телефону горячей линии граждане могут получить ответы на следующие вопросы:
- Что такое электронный больничный лист, родовые сертификаты;
- Проблемы, связанные с санаторно-курортным лечением;
- Вопросы, связанные с выплатой пособий;
- Узнать об изменениях в законодательстве, связанных с временной нетрудоспособностью и материнством;
- Консультации по ТСР и ПОИ и т. д.
Страхователи смогут получить следующие консультации:
- Как рассчитываются страховые взносы, способы уплаты;
- Порядок регистрации страхователей – индивидуальных предпринимателей, юридических лиц;
- Список необходимых документов для назначения пособий;
- Как пройти процесс регистрации в Фонде, что для этого потребуется;
- Формы и сроки отчетности;
- Размеры пособий для плательщика ФСС – индивидуального предпринимателя и т. д.
Расходы превысят доходы
Проект бюджета Фонда социального страхования на 2020-2022 годы уже принят депутатами Государственной думы в первом чтении. Существенных изменений за время рассмотрения документа принято не было.
Как и прогнозировалось ранее, доходы внебюджетного фонда в 2020 году составят 811,6 млрд. руб. Из них большая часть — 604,348 млрд. руб. это взносы по обязательному социальному страхованию по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Остальное — денежные средства по страхованию от несчастных случаев на рабочем месте и профессиональных заболеваний.
К 2022 году доходы значительно увеличатся и достигнут отметки 936,5 млрд. руб. По прогнозам, расходы ФСС также продолжат расти. В 2020 году на выплату гражданам РФ потребуется 788,1 млн. руб., а в 2022 году уже 873,9 млн.руб.
Таким образом, впервые за несколько лет в 2020 году доходы превысят расходы. Но к 2022 году бюджет фонда снова станет дефицитным. Как отмечают депутаты, дефицитная смета никаким образом не отразится на гражданах.
Путем перераспределения средств за счет доходности по другим статьям страхования «дыры в бюджете» будут капитально залатаны.
Какие документы подать на возмещение
Для восстановления средств через Фонд социального страхования придется подготовить специальный пакет документов. Заполните следующие бумаги:
- Заявление страхователя о возмещении в 2021 году установленного образца.
- Справку-расчет, рекомендованную письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.
- Расшифровку расходов или расчет по форме 4-ФСС.
- Копии подтверждающих документов. Это копии листков нетрудоспособности, справок о рождении детей, справок о смерти, справок о постановке на учет на ранних сроках беременности и так далее. То есть те документы, на основании которых производилась выплата соцпособия.
ВАЖНО!
Справку-расчет и расшифровку расходов, в соответствии с письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029, подайте в Соцстрах, если заявляете на возмещение средств за периоды, наступившие после 01.01.2017. Расчет 4-ФСС подают для возмещения затрат, понесенных в периоды до 01.01.2017.
Копии подтверждающей документации обязательно предоставлять только двум категориям страхователей. Это тем, которые применяют тариф 0% с 01.01.2017 по ст. 427 НК РФ. И тем, кто до 31.12.2016 применял пониженный тариф по п. 8-10 ч. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ. Остальные работодатели формируют копии по желанию.
Подводные камни и узкие места
- ФСС производит выплаты каждому работодателю (страхователю), в случае если женщина трудоустроена в различных организациях. Она получает несколько больничных листов (подробно о выдаче листка нетрудоспособности по беременности и родам читайте тут). Этот документ является основанием для единоразовых выплат по БиР (подробно о том, как уйти в декрет при работе по совместительству, мы рассказывали тут, а из этой статьи вы узнаете, как оформить лист нетрудоспособности).
Исходя из информации в п. 4.3 Порядка делается следующий вывод: пособие выплачивается и по основному месту работы, и по совместительству. Органы ФСС РФ в Письме от 24 мая 2012 г. N 15-03-14/12-4664 постановляют то же. Проверки этих положений судебной практикой пока не известны.
В случае занятости по совместительству может быть выбран один из трёх вариантов начисления пособия:
- Если женщина занята у нескольких работодателей в течение 2 последних лет, в том числе и на момент наступления страхового случая (в данный момент – беременности и родов), то она вправе рассчитывать на удержание пособия с каждого из них.
- Если застрахованное лицо получает трудовой стаж у одного работодателя менее 2 лет, а до этого было занято на других местах (месте), то вправе истребовать пособие с любого работодателя на своё усмотрение.
- Если женщина осуществляла трудовую деятельность в течении двух последних лет как у настоящего, так и другого работодателя, то вправе получить начисление пособие исходя из среднего суммарного заработка на двух местах, либо с одного на свой выбор.
Приведено из ст. 13 ФЗ от N 255-ФЗ (ред. от ) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
- ФСС не возмещает пособие работодателю, принимающему на работу лиц по договору ГПХ (гражданско-правового характера), потому что работодатель не делает страховые отчисления в территориальный орган соцстраха.
- Если женщина стала безработной по причине разорения и прекращения деятельности фирмы, то она может претендовать на выплату пособия по последнему месту прохождения трудового стажа, исходя из информации о зарплате и иных вознаграждениях застрахованного лица, предоставленной территориальным Пенсионным Фондом в ФСС.
- Если женщина продолжает исполнять свои трудовые обязанности по окончании даты ухода в декретный отпуск (по больничному листу), то эти дни не идут в счёт отпуска и не возвращаются ФСС работодателю (можно ли работать во время больничного по БИР?). Чем меньше дней отпуска (по закону 140 дней), тем меньше пособие. Из них вычитаются рабочие дни.
- Фиаско будет ждать тех, кто ради незаконного обогащения нарушает Законодательство РФ. На основании уже прошедших судебных процессов между ФСС и страхователями, представляющими застрахованные лица, выявлены следующие причины отказа в получении пособия по беременности и родам:
- Занимаемая должность не соответствует квалификации сотрудницы.
- Зарплата необоснованно завышена.
- Должность, на которую она трудоустроилась возникла почти одновременно с подписанием трудового договора.
- Перед декретным отпуском сотруднице резко повысили з/п.
- Периоды нетрудоспособности сотрудницы также включены в счёт пособия.
- Если устройство на должность произошло за несколько дней или недель до выхода в декретный отпуск по больничному листу.
В случае, если пособие было выплачено в большем размере, чем было положено фактически, то лица, виновные в этой ситуации, возмещают страховщику нанесённый ущерб.
Задолженность взыскивается, как правило, по суду. (ст. 15, 15.1 Федеральный закон от N 255-ФЗ (ред. от ) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Возмещение расходов после 1 января 2019 года
Если обращение страхователя в ФСС связано с понесенным расходами по периодам с , то в список подаваемых документов входят:
- Заявление о возврате потраченных средств на социальное обеспечение.
- Справка-расчет.
- Расшифровка расходов на социальное обеспечение.
При получении заявления отдел ФСС выполняет камеральную проверку поданных сведений о расходах или выездную внеплановыую проверку. Во время рассмотрения заявления фонд запрашивает у ИФНС информацию из единой формы отчетности, которую подал страхователь. Так происходит встречная проверка данных о расходах на социальное обеспечение.
По итогам проверки отделение фонда направляет в налоговую инспекцию результат решения в виде:
- подтверждения заявленных расходов для выплаты страхователю;
- непринятия указанных в заявлении расходов к зачету.
После этого ИФНС оформляет заявление на возврат и передает в территориальный орган Федерального казначейства. После обработки документов средства перечисляют на счет страхователя (в течение трех рабочих дней).
При зачете средств в счет будущих периодов налоговый сотрудник внутренним документом отражает образовавшуюся переплату в карточке клиента. При следующем начислении взносов автоматически произойдет зачет сумм (с возможным образованием недоплаты текущего взноса).
Кто вправе требовать возмещения
Если работодатель является страхователем и в течение месяца оплачивал пособие по временной нетрудоспособности и другие соцплатежи сотрудникам, он вправе запросить возврат больничных из ФСС в 2021 году или уменьшить сумму ежемесячного взноса на ВНиМ на величину оплаченных пособий за средства фонда (ч. 2 ст. 4.6 255-ФЗ от 29.12.2006, п. 2 ст. 431 НК РФ).
Если величина перечисленных соцпособий больше страховых взносов, исчисленных за месяц, то процедура возмещения по больничным листам из ФСС в 2021 такова:
- Засчитать остаток по превышению в счет оплаты за следующий месяц.
- Написать заявление в территориальный отдел фонда о денежном возмещении разницы.