Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кадрового учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
Документы кадрового учета
В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.
В состав обязательной документации по сотруднику входят:
-
приказ о приеме на работу по формеТ-1
-
трудовой договор по формеТД-1
-
трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)
-
табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13
-
личная карточка сотрудника по формеТ-2
-
штатное расписание по форме Т-3
-
перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)
-
приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6
-
график отпусков по формеТ-7
-
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).
Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.
Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Что такое кадровый учет
Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:
- факт принятия на работу сотрудника;
- занимаемая им должность, а также ее смена;
- дата и причины увольнения.
Какие виды документов кадрового учета существуют
Все бумаги, регулирующие отношения нанимателя и сотрудника, можно разделить на несколько категорий:
- удостоверяющие деятельность — к ним относятся трудовые книжки, договора и прочие бумаги, подтверждающие законность трудовой деятельности;
- распорядительные — к ним относятся приказы о назначении на определенную должность, а также письменные подтверждения других распоряжений;
- внутренние — сюда можно отнести служебную переписку, касающуюся вопросов трудоустройства;
- регистрационные — в первую очередь, это журналы, в которых фиксируются входящие и исходящие трудовые документы, акты и распоряжения, касающиеся сотрудников;
- расчетные — это карточки сотрудников, табеля рабочего времени и т.д.
Основные ошибки в ведении кадрового учета
Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании.
1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников
Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:
- отсутствие обязательных документов в личном деле;
- нарушение порядка документации;
- отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
- включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
- передача личных дел сторонним организациям и лицам.
Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.
Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.
Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных
2. Ошибки при заключении трудового договора
Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:
- заключение трудового договора в одном экземпляре;
- отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
- отсутствие подписей в трудовом договоре;
- отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
- отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
- отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
- отсутствие конкретной величины заработной платы;
- отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
- отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников
Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:
- отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
- отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
- не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
- неправильная нумерация;
- отсутствие записи о переводе;
- отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
- неверное или некорректное внесение сведений о работе;
- ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
- отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
- не заполнение раздела сведений о сотруднике;
- отсутствие подписи работника;
- неполное название нанимателя;
- отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.
Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.
| Документ | Нормативная база |
| Штатное расписание | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Должностные инструкции | ЕТКС |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189 ТК РФ |
| Положение о защите персональных данных | ст. 86 ТК РФ |
| Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа | Раздел 10 ТК РФ |
| Положения об оплате труда и поощрении сотрудников | Раздел 6 ТК РФ |
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Трудовые договоры | ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ |
| Личные карточки | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Кадровые приказы | Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Трудовые книжки | ст. 66 ТК РФ |
| Книга учета трудовых книжек и вкладышей | Постановление Минтруда № 69 от 2003 г. |
| Табель учета времени | Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г. |
| Коллективный договор | Раздел 2 ТК РФ |
| Перечень должностей для которых установлен ненормированный день | ст. 101 ТК РФ |
| График смен для предприятий с непрерывным производством | ст. 103 ТК РФ |
| Договоры о полной мат. ответственности | ст. 244 ТК РФ |
| Положение о коммерческой или иной тайне | Соответствующие Федеральные законы |
| Положение об аттестациях (если они проводятся) | ст. 81 ТК РФ |
| Журналы регистрации приказов, справок и т. д. |
Цель и задачи кадрового делопроизводства
Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.
Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).
Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:
-
Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
-
Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
-
Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
-
Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
-
Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В ней отражают сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и т. д.
Рассмотрим порядок заполнения карточки (форма № Т-4).
На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.
На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: «Структурное подразделение», «Должность», «Вид работы». В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника.
В п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. В цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.
Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании приводят, соответственно, в п. 3 «Высшее профессиональное образование» и п. 4 «Послевузовское профессиональное образование». Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В п. 4 записывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.
В п. 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).
На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором приводится ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.
На оборотной стороне формы № Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.
Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:
– информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г № 412;
– специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.
В форме № Т-4 предусмотрена таблица «Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки», в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.
Пример.
В Омский государственный институт сервиса 21 августа 2010 г. была принята на работу, на должность заведующей кафедры «Бухгалтерского учета, анализа и аудита» Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку (форма № Т-4).
Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.
Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:
Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.
Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.
Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.
После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.
Документы кадрового учета
Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.
К необходимым документам кадрового учета относятся:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);
Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- график отпусков (Т-7);
- штатное расписание (Т-3);
- табель учета рабочего времени (Т-12);
- приказ об увольнении (Т-8).
Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:
- коллективный договор;
- правила внутреннего распорядка;
- положения об оплате труда;
- положение о персональных данных сотрудников;
- положения об охране труда;
- положение о премировании;
О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда?».
ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.
Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
Основные направления кадрового делопроизводства
К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.
Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:
-
разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
-
оформление кадровых приказов;
-
заполнение трудовых книжек;
-
ведение личных дел и пр.
2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:
-
Положения об оплате труда;
-
Правил внутреннего трудового распорядка;
-
Положения о персонале;
-
Положения о премировании и иных поощрениях
-
Положения о материальной ответственности работников;
-
Положения о коммерческой тайне;
-
Положение об отпусках;
-
Положение о командировках;
-
Положение о структурных подразделениях;
-
Положения о защите персональных данных работника и пр.;
4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.
5) Разработку инструкций и правил по охране труда.
6) Консультирование работников по трудовым вопросам.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:
-
на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
-
на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
-
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.
В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).