Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка по электронным трудовым книжкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.
Переход на использование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде преимущественно мотивирован удобством.
Плюсы ЭТК:
- снижение финансовой нагрузки на работодателя, вызванной приобретением, а также необходимостью ведения и обеспечения сохранности привычных бумажных книжек и вкладышей к ним;
- удаленное назначение пенсий без бумажной волокиты;
- снижение уровня ошибок, неточностей в данных о трудящихся;
- безопасность хранения сведений;
- возможность оперативного получения информации о трудовой деятельности;
- дистанционное трудоустройство;
- удобство получения госуслуг по данным ЭТК.
Плюс и минусы электронных трудовых книжек
Плюсы:
-
отсутствие затрат на трудовые книжки;
-
решение проблемы дистанционного трудоустройства;
-
снятие ответственности за хранение трудовых книжек (если вы не напишете соответствующего заявления, книжку вам выдадут на руки, и работодатель не будет обязан держать ее у себя);
-
невозможность потери трудовой ни сотрудником, ни работодателем;
-
отсутствие сотрудников с несколькими трудовыми, отсутствие необходимости восстановления трудовой;
-
исключение ошибок в сведениях;
-
скорость предоставления данных, скорость обмена информацией о трудовом стаже работодателя и ПФР;
-
доступность данных в любое время для работника (можно получить прямо здесь и сейчас в личном кабинете ПФР и Госуслуг, в случае необходимости заверения – у работодателя, в МФЦ и в любом территориальном органе ПФР форму СЗИ-ТД).
Минусы:
-
отсутствие уверенности у работодателя в том, что сотрудник устраивается по основному месту работы и его уже уволили с прошлого места (так как теперь трудовую книжку при увольнении забирать не нужно и «вещественного доказательства» факта ухода нет);
-
необходимость вести реестры бумажных и электронных трудовых книжек, в зависимости от заявлений сотрудников, организовать хранение заявлений на бумажные трудовые;
-
необходимость проведения масштабной дополнительной работы – уведомления работников о новом законодательстве и необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, соглашений и коллективных договоров;
-
работодатель хранит данные в электронном виде всего 3 года после увольнения сотрудника;
-
в «электронной трудовой» не будет сведений о награждениях;
-
в день увольнения работодатель вместо трудовой обязан выдать сведения о трудовой деятельности работника с печатью организации. Если в день увольнения невозможно выдать сведения о трудовой деятельности в связи с отсутствием работника или отказом от получения, работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом – то есть бумажная работа не отменяется.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)
В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).
2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.
3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.
4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника — 30 июня 2020 года включительно.
Т.к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам — “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)
Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести. Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)
Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.
Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.
- До 30.06.2020 года необходимо оповестить письменно каждого сотрудника о том, что он имеет право сделать выбор о ведении бумажной трудовой книжке или переходе на электронную.
- До 31.12.2020 года каждый сотрудник должен сделать выбор о ведении трудовой книжки, подав заявление работодателю.
- Перейти на электронную трудовую книжку сотрудник может в любой момент, а вот отказавшись от нее, написав заявление до 31.12.2020 года, уже не сможет вернуть ведение бумажной трудовой книжки.
- Если сотрудник напишет заявление о ведении трудовой книжки, работодатель все равно будет обязан отчитываться в ПФР о трудовых сведениях на данного сотрудника.
- С 01.01.2020 года вводится новая отчетность СЗВ-ТД.
- Необходимо поменять или утвердить нормативные акты, в связи со вступившими изменениями.
Как часто работодателем утверждаются ПВТР
В ч. 3 ст. 68 ТК сказано, что наниматель обязан перед приемом сотрудника на работу ознакомить его с ПВТР. Можно было бы предположить, что в таком случае правила должны издаваться до принятия на работу первого трудящегося. Однако на практике это проблематично. Например, к моменту принятия работника профсоюзный орган может находиться в процессе создания, или еще не заключен трудовой договор с генеральным директором, который в соответствии с уставом работодателя имеет право подписания ПВТР. Также УК и КоАП РФ не содержат ответственности нанимателя за неознакомление сотрудника с правилами распорядка.
Таким образом, срок принятия первых ПВТР в законе императивно не регулируется. Однако это не означает, что его можно не принимать вовсе. Нужно помнить, что помимо регулирования трудовой деятельности работника указанный акт принимается и для обеспечения интересов работодателя. Пока ПВТР в организации не приняты, привлечь работника к ответственности за нарушение дисциплины труда невозможно.
Повторное издание или изменение правил также не ограничено сроком. Наниматель вправе в любой момент — по причине, например, производственной необходимости — организовать работу по внесению поправок в ПВТР или по разработке новых правил. В таком случае снова применяется порядок, предусмотренный ст. 190 и 372 ТК.
Иными словами, периодичность принятия и утверждения ПВТР законом не определена — каждый работодатель волен делать это с любой частотой по мере необходимости.
Внесение изменений в ПВТР: порядок действий
| Этапы внесения изменений в ПВТР | Что входит |
| Формирование специальной рабочей группы | В данную группу, как правило, входят специалисты отдела кадров, бухгалтера, юристы, а также иных структурных подразделений компании, если это потребуется. Одного из членов такой группы назначают ответственным за составление проекта изменений. |
| Согласование проекта изменений с рабочей группой | После обсуждения участниками группы проекта изменений, они ставят в нем свои подписи |
| Согласование проекта изменений в профсоюзом | Профсоюз рассматривает проект изменений и направляет свое мнение руководителю в письменной форме, в срок до 5 рабочих дней с момента получения проекта изменений. |
| Определение способа внесения изменений в Правила | Способ внесения изменений в Правила будет зависеть от того, каким образом в настоящее время оформлен этот документ: в качестве приложения к коллективному договору, либо в качестве самостоятельного документа. |
| Ознакомление сотрудников с изменениями | Для ознакомления используется лист ознакомления, либо журнал ознакомления с локальными нормативными актами. |
Подготовка проекта приказа о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде
В нормативных правовых актах нет прямой обязанности для работодателей издавать такой приказ. Однако в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели в целях реализации новых норм Трудового кодекса РФ принимают локальные нормативные акты (при необходимости). Приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности позволяет определить ответственных за все мероприятия, которые необходимо провести работодателям в 2020 году. Это важный управленческий документ, который позволяет распределить обязанности между исполнителями и контролировать сроки исполнения необходимых мероприятий.
Приказ разрабатывается в произвольной форме. Главное в нем — определить ответственных за каждое мероприятие по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников и сроки реализации мероприятий.
Форма СЗВ-ТД: образец заполнения
Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:
— проведены кадровые мероприятия;
— подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Согласно пункту 1.4 Порядка заполнения при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении сотрудника работодатель одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
При предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года работодателем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с пунктами 2.6.1-2.6.4 Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на 01.01.2020) кадровом мероприятии (пункт 2.6.6. Порядка).
Пример 1. Работник 20 января 2020 года переводится на другую должность. Учитывая, что форма СЗВ-ТД подается за указанное зарегистрированное лицо в первый раз, одновременно в форме указываются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Изменение правил внутреннего распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) являются документом, который обязательно должен быть у каждого работодателя. Это следует из положений статей 189-190 Трудового Кодекса РФ.
ПВРТ – это локально-нормативный акт, регулирующий трудовую дисциплину на предприятии. В нем отражены следующие стороны взаимодействия работника и работодателя:
- Графики работы, для различных категорий работников;
- График работы предприятия в целом;
- Время отдыха, которое установлено на предприятии и для отдельных категорий работников;
- Порядок привлечения работников к работе в праздничные и выходные дни;
- Порядок расследования дисциплинарных проступков;
- Виды и порядок применения дисциплинарных наказаний за совершенные проступки и т.д.
Этот список не исчерпывающий, полный перечень вопросов, которые вносятся в Правила внутреннего трудового распорядка, определяется работодателем.
При составлении этого локально-нормативного акта нужно руководствоваться следующим правилом: нельзя вносить положения, которые будут ухудшать положение работника, по сравнению с тем, которое у него должно быть по нормам Трудового Кодекса и прочих законодательных актов.
Способы внесения изменений
Внести изменения в правила в одностороннем порядке не получится. Любые коррективы должны быть согласованы с работодателем и учитывать мнение выборного органа. Поэтому существует несколько способов оформления изменений в локально-правовую документацию.
- Если Правила являются приложением к Коллективному договору, то следует руководствоваться ст. 44 ТК РФ. Дополнения и изменения могут быть инициированы любой из сторон.
- Если Правила внутреннего трудового распорядка являются отдельным актом, а руководитель организации собирается внести в него изменения, то он обязан поставить об этом в известность выборный орган.
- В случае, когда профсоюз в организации отсутствует, работодатель самостоятельно вносит коррективы, для чего издается соответствующий приказ.
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.
Объясняем, как правильно составить приказ
Начать следует с указания реквизитов. В шапке документа в качестве допустимого минимума обозначаем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее). Если используется фирменный бланк компании, этот шаг пропускается.
Ниже по документу посередине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для внутреннего документооборота на предприятии. Затем оставляем дату его составления и населённый пункт, в котором территориально располагается офис фирмы.
Далее указываем основание и обоснование. В качестве обоснования объясняем реальную причину внесения изменений в ПВТР. Под основанием понимается нормативно-правовая база. В данном случае имеет смысл сослаться на ст. 8, ст. 189 ТК РФ.
С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- приказываем внести соответствующие изменения в ПВТР (указывается номер и дата составления документа);
- обозначаем дату вступления вступление ПВТР в силу в новой редакции;
- распоряжаемся ознакомить всех сотрудников организации с новой редакцией ПВТР;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Обычно это лицо из руководящего состава или директор фирмы лично.
В качестве приложения к приказу обозначаем новую редакцию Правил.
Правовая природа правил внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР, Правила) — это локальный нормативный акт (далее — ЛНА), согласно ч. 4 ст. 189 ТК РФ. В то же время ч. 2 ст. 190 ТК РФ устанавливает, что ПВТР, как правило, выступают приложением к коллективному договору. Коллективный же договор и ЛНА имеют различную правовую природу: первый документ — двусторонний, второй — утверждающийся работодателем в одностороннем порядке. Для каждого из них установлен свой порядок утверждения и, соответственно, дополнения и внесения изменений.
Из изложенного следует, что ПВТР в качестве локального акта не могут выступать частью коллективного договора, так же как и Правила, выступающие приложением к колдоговору, не могут считаться ЛНА. Таким образом, оформление дополнения к ПВТР будет зависеть от их правовой природы в конкретной организации.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какие обязательные условия нужно включить в правила внутреннего трудового распорядка с учётом последних изменений?
Компания «Консультант Самара» » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Какие обязательные условия нужно включить в правила внутреннего трудового распорядка с учётом последних изменений?
Форма правил внутреннего трудового распорядка произвольная, поскольку нормативно установленной нет. В таком документе как минимум определите: порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы, время отдыха; меры поощрения и взыскания работников.
- Законодательно также предусмотрены и иные обязательные условия, которые должны быть включены в указанный документ.
- Ознакомьте всех работников с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись.
- Что предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка
- Обычно правила внутреннего трудового распорядка состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требования закона, а также из дополнительных разделов, которые можно включить по вашему усмотрению с учетом специфики вашей организации.
Внимание! Многие упускают из виду, что в ч. 4 ст. 189 ТК РФ перечислены необходимые для включения в Правила разделы.
Например, составляя Правила, некоторые забывают указать меры взыскания или не указывают информацию об ответственности сторон трудового договора. Однако это может вызвать вопросы у проверяющих органов.
Далее мы расскажем вам обо всех необходимых разделах, которые следует включить в Правила.
Обязательно предусмотрите в Правилах следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК РФ):
- 1) порядок приема работников;
- 2) порядок увольнения работников;
- 3) основные права работника и работодателя;
- 4) основные обязанности работника и работодателя;
- 5) ответственность работника и работодателя;
- 6) режим работы;
- 7) время отдыха;
- 8) меры поощрения работников;
- 9) взыскания к работникам.
Также вы можете включить в Правила и иные положения, которые характерны для вашей организации и позволят вам урегулировать трудовые отношения (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Самое главное — они не должны ухудшать положения работников по сравнению с установленным в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. Иначе такие положения Правил нельзя применять (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).