Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обособленные подразделения в 1С 8.3 Бухгалтерия и учет зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Общие правила необходимо помнить для того, чтобы в любой момент проверить правильность результатов «машинного» исчисления. Если вы применяете повременную оплату труда, то заработная плата рассчитывается за отработанное время согласно окладу или тарифной ставке. Оклад (должностной оклад) – это фиксированный показатель, соответствующий оплате труда за целиком отработанный месяц, независимо от количество дней в нем. По прямому требованию Трудового кодекса РФ, сумма оклада указывается в трудовом договоре (ст. 57, 129 ТК РФ).
Ситуация 2. Полномочия по выплатам сотрудникам остались в головной организации
В этом случае считать зарплату, перечислять НДФЛ и страховые взносы, сдавать отчеты будет головная организация.
При этом платежи и отчеты по страховым взносам нужно будет отправлять по месту нахождения головной организации, а по НДФЛ в отношении сотрудников подразделения – по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Отчет 6-НДФЛ сдают отдельно по каждому подразделению, даже если все они относятся к одной ИФНС. На титульном листе отчета указывают КПП и ОКТМО «обособки».
Таким образом, организация сама решает, считать зарплату и отчитываться централизованно или передать эти функции обособленным подразделениям (всем или некоторым), но платить НДФЛ и сдавать отчеты по нему нужно всегда по месту нахождения подразделения. Все это касается и вознаграждений, которые выплачивают по гражданско-правовым договорам с физлицами.
Как производить расчет и начисление зарплаты
Приведем пример расчета зарплаты сотруднику «на окладе» за полный и неполностью отработанный месяц.
Пример 1 Оклад работника склада составляет 40 000 руб., пятидневная рабочая неделя. В мае и июне он отработал все положенные дни 18 и 21 соответственно, получив положенные 40 000 руб. В июле он заболел и отработал только 15 из 21 рабочих дней. Соответственно за июль он получит: 28 571 руб. (40 000 руб. : 21 дн. x 15 дн.).
*конец примера*
Теперь рассмотрим, как рассчитать зарплату при почасовой оплате. Для этого применяется тарифная ставка, т.е. фиксированный показатель размера оплаты труда за:
- каждый отработанный день, т.н. дневная тарифная ставка
- час, т.н. часовая тарифная ставка.
Пример 2 Предположим, что сотрудник отработал 176 часов в сентябре и 168 рабочих часов в октябре, часовая тарифная ставка — 119 руб. / ч. Зарплата составит:
- за сентябрь — 20 944 руб. (119 руб. / ч x 176 ч);
- за октябрь — 19 992 руб. (119 руб. /ч. x 168 ч).
Настройки учета зарплаты в 1С
Рассматриваемые настройки персональны для каждой конкретной организации, а сама форма для настроек предлагает пользователю наличие нескольких вкладок.
Учет зарплаты осуществляется через вкладку «Зарплата». Данные из нее используются по умолчанию, если бухгалтером не установлены иные настройки. Имеется в программе и возможность выбора способа отражения для списания депонента.
Вкладка «Налоги и взносы с ФОТ» предназначена для работы с начислением НДФЛ на зарплату работников и расчета уплачиваемых страховых взносов. Программа предусматривает возможности следующих настроек:
- Вид тарифа для расчета величины страховых взносов;
- Перечень профессий с увеличенными взносами, трудящихся во вредных условиях;
- Величина взносов в ФСС по страхованию от несчастных случаев;
- Особенности начисления НДФЛ
Вкладка «Резервы отпусков» предполагает возможность создания подобного резерва, при этом пользователь должен отразить предельно допустимый размер отчислений, ежемесячный процент и способ учета.
Вкладка «Территориальные условия» используется только в случаях, когда регион нахождения организации предусматривает наличие повышающих коэффициентов. При этом он отражается в дробном варианте в виде 1,20 или 1,50 для случаев повышения на 20% и 50% соответственно. В случае, если надбавок не предусматривается, система автоматически проставляет значение 1. Пользователь имеет возможность выбора условий из предложенного перечня.
Реквизиты, имеющие периодический характер, при их внесении должны отражать даты, с которых инициируется период их действия.
На вкладке «Учет времени» определяем, как программа будет учитывать время в течение того периода, пока действует начисление. Возможные варианты: в качестве отработанного времени по норме либо сверх нормы, как неотработанное время либо как дополнительно оплачиваемое время. Например, доплата за ночные часы. Кроме того, здесь же указываем вид времени по классификатору использования рабочего времени.
В свою очередь для назначений начислений за отработанное время программа предложит следующие варианты:
Полная рабочая смена в пределах нормы времени. Означает, что время, отработанное по виду начисления, оплачиваем в пределах нормы времени сотрудника.
Неполная смена в пределах нормы времени. Время оплачиваем в пределах нормы времени, измеряем в часах.
Работа сверх нормы времени. Оплачиваем отработанное сверх нормы время. Например, оплата сверхурочных часов за работу в выходные по графику дни, нерабочие по графику.
Когда обособка сама платит страховые взносы?
В ИФНС по месту нахождения головной организации нужно сообщить о наделении обособленного подразделения, включая филиалы и представительства, полномочиями начислять зарплату. Сделать это нужно в течение одного месяца со дня наделения подразделения этими полномочиями.
Форма данного сообщения утверждена приказом ФНС России от 4 сентября 2020 № ЕД-7-14/632@ (приложение № 3). Она действует с 25 декабря 2020 года. Ранее форма была утверждена приказом ФНС России от 10 января 2017 года № ММВ-7-14/4@.
Таким образом, подав такое сообщение, обособленное подразделение само платит страховые взносы и представляет расчеты по страховым взносам.
Сообщать в ИФНС нужно и о лишении обособленного подразделения таких полномочий (подп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения та же.
Передать сообщение можно: лично или через представителя, по почте заказным письмом или в электронной форме по ТКС.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Определение ИФНС при перерасчетах
Если начало периода, за который происходит начисление, приходится на месяц, не соответствующий месяцу начисления, то в документе появляется реквизит Место получения дохода . В нем можно определить, к какому именно подразделению (ИФНС) относить этот доход. По умолчанию реквизит заполняется в соответствии с тем подразделением или территорией, где работает сотрудник на конец месяца начисления. Однако при необходимости Место получение дохода можно отредактировать. Этот функционал актуален для ситуации, когда перерасчет происходит за период, когда сотрудник работал в подразделении/территории, относящимся к другой ИФНС.
Рассмотрим ситуацию на примере.
Сотрудник Савельев А.П. весь 1-ый квартал 2020 года отработал в обособленном подразделении. С 01.04.2020 г. он был переведен в головную организацию.
Работа с программой традиционно делится на два этапа – ввод первоначальной информации и ежемесячная работа с программой. Цель — корректные расчеты с персоналом и кадровый учет.
Заполнение первоначальной данных в свою очередь предполагает следующие этапы:
-
Первоначальная настройка программы, начислений, удержаний и заполнение сведений об организации.
-
Настройка штатной структуры и норм рабочего времени, ввод кадровой информации по сотрудникам.
-
Настройка схем выплаты ЗП, аванса и порядка отражения в учете, настройка синхронизации зарплатной базы с бухгалтерской.
Какие трудности могут возникнуть
Если у организации много обособленных подразделений, она сдает отдельно отчеты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ по каждому из них. Бывает, что подразделения раскиданы по всей России и нужно контактировать со множеством налоговых инспекций. Необходимо правильно настроить зарплатный учет, чтобы каждое подразделение было привязано к своей налоговой.
Трудности чаще всего связаны с переходами из одного подразделения в другое.
Пример 1
Сотрудник до 15 числа работал в одном обособленном подразделении, а с 16 числа перевелся в другое. НДФЛ за него нужно перечислить в обе налоговые инспекции с учетом фактически полученных доходов от соответствующего обособленного подразделения. Кроме того, нужно проследить, чтобы данные о выплатах этому сотруднику за соответствующий период попали в отчеты 6-НДФЛ обоих подразделений.
Пример 2
Сотрудник пишет заявление на отпуск с 1 по 15 февраля. 31 января получает отпускные, а с 1 февраля переводится в другое подразделение. В этой ситуации уплатить НДФЛ с отпускных и отразить сумму в отчете 6-НДФЛ должно первое подразделение.
Такие разъяснения содержит Письмо ФНС от 14.02.2018 № ГД-4-11/2828. Там же расписано еще несколько нестандартных ситуаций, связанных с перемещением сотрудников между подразделениями.
Если в компании практикуется перемещение сотрудников между подразделениями или совмещение с работой в головной организации, нужно четко отладить взаимодействие между кадровой службой и бухгалтерами-расчетчиками, чтобы бухгалтер знал, куда и какие суммы направлять и в каких отчетах их отражать.
Когда учет заработной платы обособленных подразделений ведется централизованно в головной организации, штатные бухгалтера часто путаются и совершают ошибки: направляют выплаты не в ту ИФНС, по какому-то подразделению платят больше или меньше положенного, платят по месту нахождения головной организации, а не подразделения и т.д.
Мы делаем специальные настройки в 1С и внимательно следим за тем, чтобы программа правильно «дробила» зарплату сотрудников по налоговым. У одного из наших клиентов 190 обособленных подразделений, разбросанных по всей России, и в каждом – полный порядок. Мы не полагаемся только на программу – все перепроверяем и, если нужно, в нестандартных ситуациях вносим корректировки вручную.
Если у вас есть обособленные подразделения – не создавайте себе лишних проблем. Передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и тогда в расчете зарплаты сотрудников подразделений и уплате «зарплатных» налогов будет полный порядок.
В программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.
«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.
Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая, менеджер контактов, и другие возможности.
Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.
Современный эргономичный интерфейс прикладного решения «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» делает доступными сервисные возможности «1С: Предприятия 8.0»:
Универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;
Универсальная групповая обработка справочников и документов;
Подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;
Подключение дополнительных печатных форм в документах;
Подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;
Установка даты запрета изменения данных;
Средства администрирования пользователей в режиме «1С: Предприятие»;
Средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.
Платформа «1С: Предприятие 8.0» для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает возможность их широкого масштабирования. Программы системы «1С: Предприятие 8.0» могут поставляться в однопользовательском варианте для персонального использования или небольшой организации, и многопользовательской версии в файловом варианте, и клиент-серверная версия, которая обеспечивает эффективную работу и надежное сохранение информации при наличии десятков и сотен одновременно работающих пользователей.
В «1С: Предприятие 8.0» существует реализация современной 3-х уровневой архитектуры «клиент-сервер». На одном из компьютеров работает сервер «1С: Предприятие»; программа, работающая у пользователя, взаимодействует с сервером «1С: Предприятие», а сервер при необходимости обращается к серверу баз данных. Использование сервера «1С: Предприятие 8.0» позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций обработки данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов, программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку данных, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере.
В версии 8.0 также переработан и файловый вариант работы с информационной базой, рассчитанный на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. Основными преимуществами данного варианта является максимальная простота установки, запуска и администрирования системы, а также отсутствие необходимости приобретения каких-либо дополнительных программных средств.
В системе «1С: Предприятие 8.0» исключены ситуации, когда для начала работы в некотором отчетном периоде требовалась установка монопольного режима. Регламентные операции, требующие монопольного доступа, теперь могут проводиться в удобное для организации время.
Когда пользователь запускает только что купленную программу, то справочная система должна рассказать ему о том, каковы возможности программы и как правильно начать с ней работать. Наличие удобной и исчерпывающей справочной системы делает программу удобной и привлекательной для начинающих пользователей, так как в любой момент времени пользователь имеет возможность получить справку о конкретном объекте программы.
В новой версии «1С: Предприятия 8.0» система помощи получила существенное развитие. Вся необходимая пользователю информация теперь выдается в гипертекстовом виде. Справочная информация по конфигурации и по платформе интегрирована в единую справочную систему.
В программе 1С Бухгалтерия 3.0 реализован функционал начисления з/п с помощью зарплатного проекта. Под этим термином подразумевается услуга, оказываемая банком по перечислению заработной платы сотрудникам в безналичной форме на их лицевые счета, которые открыты в этом банке. Удобство данной услуги заключается в том, что не нужно создавать на каждого сотрудника отдельное платежное поручение, а можно сделать выгрузку ведомости на выплату заработной платы и загрузить ее в Клиент-Банк и отправить данные непосредственно в сам банк. При наличии на предприятии большого количества работников, то данный функционал существенно экономит время бухгалтера.
В первую очередь, нужно обратиться в банк, с которым сотрудничает организация, и заключить договор на зарплатный проект. После этого можно перейти к этапу настройки программы.
Для этого во вкладке «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки» выбрать «Зарплатные проекты». Открывается журнал проектов, при создании нового нажимаем кнопку «Создать».
На форме создания проекта указываем информацию:
- Организацию
- Банк обслуживания
- Проставляем флаг «обмен электронными документами»
- Номер и дату договора зарплатного проекта
- Валюту
- Отделение обслуживания
- Расчетный счет
В прикладном решении предусмотрена возможность ведения учета сотрудников предприятия. Сотрудниками являются физлица, с которыми заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
Чтобы вести учет сотрудников, предусмотрены следующие возможности:
- размещение данных нового сотрудника в информационную базу;
- составление карточки сотрудника с указанием его ФИО, даты рождения, пола, ИНН, СНИСЛ;
- заполнение дополнительной информации о сотруднике в рамках его личной карточки (семья, образование, квалификация, трудовой стаж, налог на доходы и пр); дополнительные сведения заполняются через переход по гиперссылкам.
В прикладном решении можно регистрировать суммы по различным видам начислений.
Среди типовых начислений:
- сдельная и повременная оплата труда;
- вознаграждения и премии;
- компенсации, стимулирующие выплаты, различного рода надбавки;
- больничные;
- оплата отпускных и пр.
Список начислений можно расширить при необходимости.
Все назначения для начислений используются в специальной документации для отражения разного рода операций:
- оплата больничных;
- больничные без оплаты;
- отпуск по беременности и родам;
- отплата отпускных;
- компенсация отпуска;
- прогул;
- оплата командировочных;
- доплата на совмещение должностей;
- неявка по неустановленным причинам;
- сдельная оплата труда;
- премии;
- надбавки и повременная оплата труда.
Расчет налогов и взносов
Можно вести учет доходов и начислений обязательных страховых взносов, а также подготавливать соответствующие отчетности.
Для отчетности по страховым взносам необходимо регистрировать отчисление взносов во внебюджетные фонды раздельно по типам платежей.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с помощью различных инструментов.
Для расчета НДФЛ и формирования налоговой отчетности применяется классификатор видов доходов (НДФЛ). Обеспечивается возможность учитывать социальные вычеты, кроме имущественных и стандартных вычетов по НДФЛ. Вычеты социальные регистрируются автоматически в суммах выполненных удержаний страховых взносов в государственный или негосударственный пенсионный фонд.
Также может быть произведен перерасчет НДФЛ, который удерживался с сотрудника в предыдущих периодах, и излишне удержанный НДФЛ может быть возвращен на основании заявления от сотрудника.
Для исчисления НДФЛ учет доходов может быть откорректирован. Можно отражать получение доходов, не связанных с заработанной платой.
Прикладное решение предоставляет возможность формировать отчетности по НДФЛ, в том числе для предъявления в налоговую инспекцию.
Существует возможность формирования сведений персонифицированного учета Пенсионного фонда:
- анкетные данные сотрудника;
- информация о стаже, в т.ч особые виды стажа, которые дают право на досрочное начисление пенсии;
- информация о страховых взносах, в т.ч. добровольные страховые взносы.