Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени 2023 г с учетом отгулов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:
- Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
- Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
- Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
- Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
- Росстат – с целью сбора статистических данных.
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
ОД |
Дополнительный |
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
ДО |
Административный |
Р |
Беременность, роды |
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.
В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.
Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.
Оформление отгула в табеле учета рабочего времени
Сотрудник, осуществляя трудовую деятельность в выходные или праздничные дни, может рассчитывать на получение отгула. Информация о нём фиксируется в табеле учета рабочего времени. Внесением данных отгула в табель учета рабочего времени занимается уполномоченное лицо. Фиксация сведений необходима для дальнейшего начисления заработной платы. Процедуру регламентирует действующее законодательство.
Отражать данные в документации нужно правильно. Ошибка в табеле учета рабочего времени может привести к возникновению проблем. Дабы не допустить этого, выполнение процедуры стоит начать с анализа актуальной информации по теме.
Оплата труда праздничных и нерабочих дней регулируется трудовым кодексом РФ. Если человек вынужден работать во время положенного отдыха, он может рассчитывать на получение двойной выплаты или расчета за 1 календарный день с предоставлением 2 в качестве отгула. Закон позволяет задействовать сотрудников в неустановленное для этого время только в случае экстренной ситуации. В соответствии с трудовым кодексом РФ, основаниями для предоставления отдыха могут выступать:
- работа в сверхурочное время, статья №152;
- работа в праздничные дни или в дни отдыха, статья №153;
- сдача донорской крови статья №186;
- переработка при вахтовой работе статья №301.
Когда положен выходной
Ниже перечислены все основания, содержащиеся в Трудовом кодексе Российской Федерации, при наличии которых и при письменном обращении работника работодатель обязан предоставить сотруднику выходной без сохранения заработной платы.
Приведем примеры самых популярных оснований:
- за ранее отработанное время, в том числе за выходные с сохранением заработной платы, предусмотренные в конце марта — апреле (указы Президента от 25.03.2020 №206, от 02.02.2020 №239);
- за собственный счет;
- за сдачу крови;
- на свадьбу;
- на похороны.
№ п/п |
Категория работников |
Статья ТК РФ |
Количество дней, положенных по закону |
---|---|---|---|
1 |
Пенсионеры по возрасту |
128 |
14 в год |
2 |
Родители и супруги военнослужащих, погибших при исполнении своих обязанностей |
128 |
|
3 |
Инвалиды |
128 |
60 в год |
4 |
Работники, совмещающие трудовую деятельность с обучением |
||
4.1. |
Студенты вузов |
||
4.1.1. |
сдача вступительных экзаменов в вуз |
173 |
15 |
4.1.2. |
промежуточная аттестация |
15 в учебном году |
|
4.1.3. |
итоговая аттестация |
15 |
|
4.1.4. |
защита диплома |
4 месяца |
|
4.1.5. |
сдача госэкзаменов |
1 месяц |
|
4.1.6. |
аспиранты на последнем году обучения |
173.1 |
2 дня в неделю в течение года |
4.2. |
Студенты колледжей |
||
4.2.1. |
сдача вступительных экзаменов |
174 |
10 |
4.2.2. |
промежуточная аттестация |
174 |
10 в учебном году |
4.2.3. |
итоговая аттестация |
174 |
До 2 месяцев |
5 |
Участники ВОВ |
128 |
35 в год |
6 |
Женщины, работающие в сельской местности |
262 |
1 день в месяц |
7 |
Работники, у которых: |
||
7.1. |
собственная свадьба или у близких родственников |
128 |
5 в год |
7.2. |
похороны близких родственников |
128 |
|
7.3. |
родился ребенок |
128 |
|
7.4. |
два и более ребенка в возрасте до 14 лет |
263 |
14 в год |
7.5. |
один ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет |
263 |
|
7.6. |
ребенок в возрасте до 16 лет (для работников Крайнего Севера) |
319 |
1 день в месяц |
8 |
Одинокие родители, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет |
263 |
14 в год |
9 |
Внешние совместители, у которых продолжительность оплачиваемого отпуска по основному месту работу превышает длительность отпуска на работе по совместительству |
286 |
На необходимое количество дней |
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
2 ч |
||||||||||||||||
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.
Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.
Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:
- Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
- Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
- Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
- Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
- Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
Обохзначение букв | Числовой код | Обозначение |
---|---|---|
Я | 01 | Продолжительность работы в дневное время |
Н | 02 | Продолжительность работы в ночное время |
РВ | 03 | Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
С | 04 | Продолжительность сверхурочной работы |
ВМ | 05 | Продолжительность работы вахтовым методом |
К | 06 | Служебная командировка |
ПК | 07 | Повышение квалификации с отрывом от работы |
ПМ | 08 | Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
У | 11 | Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
УВ | 12 | Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
УД | 13 | Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
Р | 14 | Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
ДО | 16 | Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
ОЗ | 17 | Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
ДБ | 18 | Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
Б | 19 | Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
Т | 20 | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
ЛЧ | 21 | Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
ПВ | 22 | Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
Г | 23 | Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
ПР | 24 | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
НС | 25 | Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
В | 26 | Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни |
ОВ | 27 | Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
НВ | 28 | Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
ЗБ | 29 | Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
РП | 31 | Простой по вине работодателя |
НП | 32 | Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
ВП | 33 | Простой по вине работника |
НО | 34 | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
НБ | 35 | Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
НЗ | 36 | Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
Порядок отражения кодов в табеле Т-13
Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.
На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:
- Больничный листок – для кода Б или 19;
- Предупреждение о простое – для РП или 31;
- Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
- Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
- Приказ о командировке для К или 06;
- Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.
Работа во вредных условиях
Если работники заняты только на работах с вредными условиями труда, то для учета в табеле отработанного времени можно использовать стандартные обозначения — буквенный код «ЛЧ» либо цифровой «21» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.
Если же работники заняты на работах как с нормальными условиями труда, так и с вредными условиями, то доплачивать за «вредность» нужно только за время, отработанное во вредных условиях . Напомним, что рабочий день таких работников нужно уменьшить до продолжительности сокращенного рабочего дня, установленного для «вредников», если они отработали во вредных условиях не менее половины сокращенного рабочего дня . Поэтому имеет смысл дополнить табель строками для отражения времени, отработанного во вредных условиях, приходящегося на каждый рабочий день.
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни
В табеле работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается буквенным кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.
За работу в такие дни сотрудник может взять отгул, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере . Однако в отношении тех работников, которым установлен оклад, на практике это правило понимается по-разному. Многие бухгалтеры в ситуации, когда работник, которому установлен оклад, работал в выходной день, а потом взял в этом месяце за него отгул, выплачивают ему только оклад. Такой подход является правильным только для работников с суммированным учетом рабочего времени, когда для них часы, отработанные в нерабочий праздничный день, входят в месячную норму, а работа в такой день — это работа по графику. Работникам, которым не установлен суммированный учет рабочего времени, а таких большинство, в такой ситуации нужно доплачивать за работу в выходной или нерабочий праздничный день в одинарном размере.
Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.
Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.
Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.
Очень многие работники за время карьеры имеют необходимость в отгулах. Однако часто кадровики не могут качественно отразить такой выходной день в табеле учета рабочего времени, неправильно указывая цифровое или буквенное обозначение. Как отразить в табеле дни отгулов в зависимости от основания для их предоставления.
статью – Каким обозначением отразить в табеле отпуск за свой счет.
Что такое табель учета рабочего времени
05.01.04 согласно вынесенного постановления правительства Российской Федерации, которое основано отделом Государственной статистики по трудовым вопросам, предусмотрен официальный образец табеля. Данный документ необходим для внесения данных об проработанных часах трудящихся.
На основании части четвертой статьи 91 кодекса, применяются основные формы табеля учета:
- форма табеля Т-12 при обычном начислении зарплаты;
- форма табеля Т-13 в случае применения авто учета (контролирующих приход, уход);
Администрация предприятия обязана составлять табель на всех работников предприятия, включая руководство, фиксируя в нем явки и отклонения от них. Отгул относится к последним.