Документы в электронном виде

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

2. Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге?

3. Виды электронного документооборота (ЭДО)

4. Отличие электронного образа документа от электронного документа

5. Какие существуют СЭД: примеры систем

6. Преимущества электронной подачи документов в суд

7. На что следует ориентироваться при выборе ЭДО

8. Что такое электронный документ? В чем отличия от сканированного бумажного?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге?

Трудовая книжка – ведется на бумаге до тех пор, пока работник не решит перейти только на электронную (об этом нужно написать заявление).
Приказ на увольнение: в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной подписью и дублируется в бумажной форме, которая выдается в день увольнения работнику лично или направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Судебные инстанции, государственная инспекция охраны труда, Роструд на данный момент не признают электронный формат данного документа.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Может существовать только на бумаге.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Отличие электронного образа документа от электронного документа

Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).

Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.

Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).

Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Название	Особенности	Цена, руб
Логика	Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.	4900-5900 за каждое рабочее место
Дело	Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.	11000-13500 за каждое рабочее место
1С:Архив	Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.	12000-57000 за программу полностью
Евфрат	Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.	От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика
OPTIMA-WorkFlow	Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций.	55000-75000 за лицензию
Directum	Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.	7000-2000000 за лицензию

Преимущества электронной подачи документов в суд

Самое главное преимущество подачи онлайн заявление в суд — это удобство. Заявителю не нужно никуда ехать, он экономит много времени. Но это — не единственный плюс. Также стоит обратить внимание на некоторые другие:

Документы направляются практически моментально. Это особенно удобно в тех случаях, когда принципиальное значение имеют сроки. Несомненно, даже при отправлении почтой в последний день, судья обязан принять документы, несмотря на их фактическое получение судом уже после окончания установленного периода. Но в таком случае у сторон возникают сложности ввиду необходимости отмены выданных постановлений, решений и иных актов.
Электронные копии документов остаются в системе. В любой момент можно получить к ним доступ и восстановить их в случае утери. Заявитель получает возможность отследить историю изменений (например, посмотреть, когда был подан иск и уточнение к нему).
Заявитель экономит на почтовых расходах. Сумма небольшая, но в рамках некоторых судебных процессов приходится отправлять множество разных писем. В итоге общая стоимость уже более существенна.
Документы не будут потеряны в процессе доставки. В редких случаях на почте теряются отдельные письма. У заявителя будет подтверждение отправления, он сможет восстановить срок для подачи бумаг при утере, но это потребует времени и дополнительных расходов. При электронном взаимодействии проблемы нет вовсе.
Заявления и приложения к ним можно отправить в любое время, без ограничений. Если отправить их ночью, днем получения будет считаться следующие рабочие сутки.
Онлайн-отправление позволяет быстро реагировать на любые изменения, отказы и возражения.

В электронном документообороте могут использоваться различные виды электронных документов. В большинстве случаев требования к ним точно такие же, как и к аналогичным документам на бумажном носителе.

Выбор формата файла электронного документа, как правило, остаётся на усмотрение пользователя. При необходимости он может использовать даже форматы собственной разработки. Если же речь идёт о формализованных документах, то их форматы утверждены ФНС.

На что следует ориентироваться при выборе ЭДО

Выбор в пользу конкретной системы должен основываться на детальном анализе представленных на рынке вариантов. Подсказкой для компаний может стать перечень базовых вопросов, ответы на которые способствуют выработке окончательного решения.

· Как долго СЭД представлена на рынке?
· Соответствует ли система целям предприятия, требованиям политики в области защиты информации, стандартам отрасли, законодательству?
· На каком уровне находится сервисное обслуживание, в каком объеме оно предоставляется?
· Заложены ли в систему ресурсы для трансформации, дополнений? Какие связанные с этим расходы могут ждать компанию в будущем?

Наряду с изучением предлагаемых систем, команде по внедрению ЭДО следует проанализировать потребности собственной компании и определить необходимый к приобретению функционал. Важную роль играет уровень технического состояния ИТ-службы. Полезным будет выявить его сильные и слабые стороны, определить перечень и стоимость подготовительных работ.

Что такое электронный документ? В чем отличия от сканированного бумажного?

Электронный документ — это документ, созданный, согласованный, подписанный и переданный получателю в электронном формате.

Однако сегодня в большинстве компаний документ распечатывается, заверяется ручной подписью и передается адресату в бумажном варианте. После чего адресат, получивший документ, сканирует его, таким образом переводя обратно в электронный вид, и загружает в информационную систему. При этом юридическую значимость имеет только оригинал, подписанный ручным способом. Отсканированный документ не является легитимным. Такой процесс усложняет работу с документами и минимизирует преимущества использования электронных систем документооборота. В идеале, документ должен создаваться в электронном виде, заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП) и передаваться по сетям в электронном формате. А получатель документа должен иметь возможность проверить подлинность ЭЦП. И именно такой электронный документ является юридически-значимым благодаря использованию ЭЦП, которая на территории Республики Казахстан равнозначна собственноручной подписи при соблюдении следующих условий:

удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.
Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.
Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.
Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.
Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.
Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.
Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.
ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.
У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.