Документы для отправки сотрудника в командировку в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для отправки сотрудника в командировку в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Длительность служебных поездок

2. Можно продлить или перенести командировку?

3. Длительность командировки

4. НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

5. Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

6. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

7. Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

8. Этапы оформления командировки

9. Как правильно оформить командировку

10. Приказ об утверждении положения о командировках

11. Когда сотрудник вернется из командировки

12. Какими документами оформляется командировка в 2021 году

13. Командировочные расходы в 2021 году

14. Назначение служебной командировки

15. Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.

Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.

Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.

На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.

Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

Не всякого работника можно направить в командировку.

Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. 259, 268, 203 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ)*.

Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок – заграничных или внутрироссийских.

Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована – она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.

В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность – это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.

Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

Личные данные о работнике;
Наименование компании, в которую он отбывает;
Название населенного пункта;
Даты отбытия и прибытия;
Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Этапы оформления командировки

Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:

Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.

После подписания перечисленных документов и получения денежных средств командированный сотрудник может отправляться в путь. Рабочая поездка начинается с дороги – это первый день командировки.

По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

копия приказа о направлении в командировку;
копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).

Как правильно оформить командировку

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

Важно

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки Командировка Работа разъездного характера

Количество поездок
Разовые, до нескольких раз в год.
Постоянные.

Регулирующие нормы ТК РФ
Статьи 166 — 168 ТК РФ.
Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.

Регион поездок
Любой.
Любой, прописывается в трудовом договоре.

Характер работы
Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.
Осуществление основных трудовых обязанностей.

Оплата
Из расчета среднедневного заработка.
Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).

Оформление
Специальный приказ (распоряжение) руководителя.
Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.

Возмещение расходов при поездке

возмещение проезда;
найм жилья;
суточные;
прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.

возмещение проезда;
найм жилья;
суточные;
прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.

Варианты возмещения расходов
В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.
По локальным нормативным актам:

в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
постоянная фиксированная надбавка.

Оправдательные документы

отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
авансовый отчет.

В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Приказ об утверждении положения о командировках

Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме. Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании. В приказе могут быть указаны:

дата ввода положения в действие;
срок ознакомления с ним работников;
перечень лиц, ответственных за исполнение приказа.

При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).

В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки. Преамбула может звучать так:

«Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 „Об особенностях направления работников в служебные командировки“ и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю…».

В тексте приказа нужно отразить следующую информацию:

сведения об утверждении разработанного положения, которое в обязательном порядке должно являться приложением к приказу. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение № 1», затем указать реквизиты приказа. К примеру: «Приложение № 1 к приказу ООО „Весна“ от 19.04.2022 № 23/2022». Следует прописать дату ввода в действие положения. Это может быть либо конкретная дата, либо указание на то, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении;
сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Это может быть как руководитель, так и другой назначенный работник;
сведения о лицах, с которыми согласован данный приказ, если подобный порядок координирования применяется в компании.

Когда сотрудник вернется из командировки

После возвращения у сотрудника есть 3 дня на то, чтобы заполнить авансовый отчет АО-1. К нему прилагаются документы в подтверждение расходов. Отчет и документы передают в бухгалтерию, которая пересчитает аванс, после чего:

доплатит, если затраты в командировке превысили аванс;
удержит средства из зарплаты работника, если тот потратил в командировке меньше аванса.

Какими документами оформляется командировка в 2021 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки – выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж – 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы – на страховку, например.
Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка – обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Начиная с 08.01.2015, по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ), при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

причины командировки;
задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

реквизиты организации-работодателя;
Ф.И.О. и должность работника;
место отправления;
место назначения;
срок пребывания в поездке;
цель командировки;
размер суточных.

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Командировочные расходы в 2021 году

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Назначение служебной командировки

Штатные сотрудники предприятия, с целью выполнения рабочих поручений вышестоящих лиц, зачастую командируются в подразделения и филиалы организации. Основанием для деловой поездки является договор или приказ о приёме на работу. Поездки из головного офиса в филиалы так же относятся к разряду командировок.

На самом деле, работникам многих специальностей постоянно приходится пребывать в поездках. Предприятие возмещает им транспортные и суточные расходы и затраты на аренду жилья. Для того чтобы не было нареканий с обеих сторон, руководству еще на стадии составления коллективного трудового договора с сотрудниками, требуется чётко прописать всё, что будет связано с работой разъездного характера. Длительность командировки не может превышать 40 дней.

В командировочные расходы входят:

Суточные в пределах Казахстана составляют 6 МРП в сутки, за пределами Казахстана — 8 МРП в сутки
Расходы на проезд к месту командировки. Выдаются при наличии билетов и фискальных чеков.
Расходы на проживание. Выдаются при наличии документов и фискальных чеков
Расходы на бронь и визу.

Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?

До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.

В 2022 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.

Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.