Правила ведения табеля учета рабочего времени в полиции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения табеля учета рабочего времени в полиции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Учёт рабочего времени в Т-12

2. Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

3. Кто заполняет табель учёта рабочего времени

4. Форма Т-12: отличие и правила заполнения

5. Понятие режима рабочего времени

6. Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

7. Какие программы используют для ведения табеля

8. Кто назначается ответственным

9. Нормативно-правовая база

10. Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

11. Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации таблица 2020

12. Для сменщиков сверхурочной считается служба за пределами графика

13. Табель учета рабочего времени: тонкости ведения

14. Специфика для бюджетных организаций

15. Как заполняется при сдельной оплате?

16. Может ли вести табель бухгалтер?

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Учёт рабочего времени в Т-12

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

8 – количество отработанных дней;
9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени.

Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:

поденный (каждодневная фиксация отработанных часов);
понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели);
суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).

Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).

При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Кто назначается ответственным

Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала – обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:

нормальный, дневной или недельный
, когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков – 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда – 26 часов;
суммированный
, когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации таблица 2020

Организация может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Необходимо тщательно следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Предлагаем ознакомиться Можно ли оспорить договор дарения?

эти данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись.

Заполнять табель можно двумя способами:

ежедневно отмечать отработанные часы (явки или неявки);
фиксировать только опоздания или другие причины отклонений от нормы рабочего времени.

При заполнении можно использовать буквенные или цифровые коды, например:

Я (01) – явка на работу;
ВМ (05) – вахтовый метод;
К (06) – командировка;
Н (02) – работа ночью;
О (09) – отпуск;
У (11) – ученический отпуск;
Р (14) – декретный отпуск;
Б (20) – больничный;
ПР (24) – прогул;
В (26) – выходной или праздник.

Для сменщиков сверхурочной считается служба за пределами графика

На основании графика сменности в пределах нормальной продолжительности служебного времени за учетный период данной категории сотрудников производится ежемесячная компенсационная выплата.

Служебные обязанности в соответствии с Правилами внутреннего служебного распорядка на основании графика сменности

РЕКОМЕНДАЦИИ

Отметки в табеле производятся в часах, при необходимости через дробь в днях.

по порядку заполнения табеля учёта служебного времени сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, выполняющих

В целях учета продолжительности выполнения сотрудниками служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, нерабочие праздничные дни составляется табель учёта служебного времени сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации (приложение к Порядку привлечения сотрудников, утвержденному приказом МВД России № 961 – 2012 г.).

За выполнение служебных обязанностей в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни на основании графика сменности или при суммированном учете служебного времени в пределах нормальной продолжительности служебного времени компенсация в виде дополнительного времени отдыха, дополнительных дней отдыха не предоставляется.

Не подлежат компенсации часы, которые приходились на время отдыха сотрудника (отдыхающая смена), так как сотрудник в этот период не осуществлял служебные функции.

Табель учета рабочего времени: тонкости ведения

Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот. Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно.

Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени.

Специфика для бюджетных организаций

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Как заполняется при сдельной оплате?

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Может ли вести табель бухгалтер?

На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.