Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания раходов на ГСМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Обновленные нормы расхода ГСМ.
Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.
Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:
-
Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);
-
Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).
Расчет для грузовиков
Для грузового автотранспорта порядок расчета усложнен. В расчете учитываются и масса груза, и вес прицепов, и прочие характеристики перевозки. Для самосвалов и тягачей нормативные значения считают в особом порядке.
Формула, как рассчитать норму расхода топлива на автомобиль грузовой:
Qн = 0,01 × (Hsan × S + Hw × W) × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — стандартный расход ГСМ в литрах;
- S — пробег автомобиля или автопоезда, определяют в км;
- Hsan — норма потребления топлива, установленная на пробег автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии без груза.
Последний показатель Hsan вычисляют отдельно. Для этого используйте формулу:
Hsan = Hs + Hg × Gпр, л/100 км,
где:
- Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (Hsan = Hs, л/100 км, для одиночного автомобиля, тягача);
- Hg — норма расхода на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т. км;
- Gпр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т;
- Hw — норма расхода топлива на транспортную работу, л/100 т. км;
- W — объем транспортной работы, т. км: W = Gгр × Sгр (где Gгр — масса груза, т, Sгр — пробег с грузом, км);
- D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Когда нормативы повышаются
Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.
Основания для повышения норм расхода топлива:
- работа в зимний период — 5-20%;
- эксплуатация в горной местности — 5-20%;
- дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
- передвижение в городских зонах — 5-35%;
- необходимость частых технологических остановок — 10%;
- необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
- для обкатки нового авто — до 10%;
- по длительности эксплуатации — 5-10%.
Правила учета ГСМ: проводки
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
В каких случаях путевой лист не нужен
Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).
Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.
После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.
Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):
- При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
- Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.
Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.
Документальное оформление расходов на ГСМ
На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.
При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке его действия;
— сведения о владельце транспортного средства;
— марка и государственный номер транспортного средства;
— фамилия, имя и отчество водителя.
Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.
Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.
Расходы на покупку личного автомобиля
Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.
Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.
Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:
- «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
- «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).
Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.
Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.
Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.
Шаг N 1. Разработайте форму путевого листа
Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Их перечень мы привели в табл. 1 на с. 26.
Шаг N 4. Определитесь, будете ли вы нормировать стоимость топлива в налоговом учете
Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Распоряжение Минтранса).
По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (Письма Минфина России от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 и от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).
С другой стороны, НК РФ условий о нормировании не содержит (пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, вам нужно принять самостоятельно и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.
Важное обстоятельство. Если вы решили нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете, не обязательно пользоваться Нормами Минтранса, удобнее разработать и утвердить свои.
Зачем нужны показатели норм ГСМ?
Нормы ГСМ необходимы для выполнения расчетов топлив по месту использования и потребления. Все показатели фиксируются в статистической, оперативной отчетности. Результат требуется, чтобы правильно и точно определить себестоимость перевозки на предприятии.
Также нормы позволяют предварительно посчитать затраты на различные транспортные работы. Руководители предприятий смогут планировать ежемесячные и регулярные потребности, чтобы обеспечить организацию необходимыми нефтепродуктами в необходимом объеме. Нормы ГСМ требуются, чтобы проводить расчеты по налогообложению. Показатель позволяет определить необходимость в экономии, минимизации затрат в результате чрезмерного потребления нефтепродуктов.
В каких случаях путевой лист не нужен
Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).
Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.
После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
В организации учет и списание ГСМ состоит из:
- поступления;
- распределения (если ГСМ закупается централизованно);
- расходования;
- списания.
Рассмотрим таблицу отражения данных операций в 1С в виде пошаговой инструкции.
| Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С |
| Приобретение ГСМ централизованно | |
| Принятие на учет по накладной | Поступление (акт, накладная) — Товары (накладная) |
| Приобретение ГСМ через подотчетника | |
| Принятие на учет по авансовому отчету | Авансовый отчет — вкладка Товары |
| Распределение ГСМ по автомобилям | |
| Заправка авто ГСМ по талонам, когда право собственности на топливо перешло после аванса | Перемещение товаров — вкладка Товары (ГСМ в резервуарах АЗС — склад Авто) |
| Заправка авто ГСМ со склада организации | Перемещение товаров — вкладка Товары (ГСМ в резервуарах — склад Авто) |
| Учет расходования ГСМ | |
| Расход по путевым листам | Путевой лист (при включенной функциональности Путевые листы) |
| Списание | Требование — накладная, Путевой лист |
Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.