Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот в управляющей организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лучший ответ на этот вопрос содержится в книге Майкла Дж. Д. Саттона «Корпоративный документооборот»1. Открываем эту огромную и скучную книгу на самом интересном месте — стр. 68. Автор приводит поражающие воображение цифры экономии, которой можно достигнуть, внедрив систему электронного управления документами. К примеру, оказывается, что средняя стоимость жизни одного бумажного бланка, включая стоимость его разработки, распечатки, заполнения, хранения, поиска и т. д., составляет около 90 долл. Это означает, что организация, где работают 2000 сотрудников, каждый из которых в год заполняет по 200 бланков (примерно по одному в день), тратит на только на это 36 млн. долл. в год! «Если внедрение системы управления электронными документами, — пишет автор, — позволит сократить хотя бы треть этих расходов, экономия составит 12 млн. долл. в год».
Оформите регламент по работе с документами правильно
По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.
Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:
- В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
- Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
- Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
- Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.
- Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.
Исходящие документы создаются сотрудниками управляющей организации и направляются внешним адресатам: контрагентам, жителям домов, в ресурсоснабжающие организации, в контролирующие органы, иным лицам и компаниям. Исходящие документы проходят следующие этапы:
- создание;
- согласование и утверждение у руководителя, при необходимости – доработка и согласование с другими подразделениями или сотрудниками;
- регистрация и подписание;
- отправка с соблюдением требований законодательства по электронной почте с электронной подписью, простым письмом, с уведомлением о вручении, с объявленной ценностью и т.д.
Из чего состоит корпоративная система управления электронными документами
Рассказывая об архитектуре корпоративной системы управления электронными документами, мы обычно разбиваем ее на пять подсистем (см. таблицу).
Поговорим о каждой из этих подсистем.
| Задача | Подсистемы решения по управлению документами |
| Документы нужно надежно хранить и быстро находить | Централизованное хранилище электронных документов |
| Документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании | Система управления документооборотом |
| Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия | Коммуникационная среда |
| система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы | Интеграционные компоненты |
| Все это должно на чем-то работать | Системные компоненты («железо») |
Необходимость регламентации документооборота
Документооборот существует в любой компании – от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей – а значит работать эффективнее.
Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы – запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники – продавцы и средний менеджмент магазинов – приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.
Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
При переходе на реальный электронный документооборот документы организации прежде всего должны создаваться в информационной системе по электронным шаблонам, которые проектируются и настраиваются в соответствии с утвержденными унифицированными типовыми формами документов. Разработка этих форм и настройка шаблонов – плановая работа управления делами и область сотрудничества с ИТ-подразделением.
Если документ, создаваемый в информационной системе, имеет постоянный срок хранения или временный (свыше 10 лет), то:
- В электронной форме проводятся его подготовка, согласование, внесение изменений, сохранение версий и т.п. В результате полностью готовый проект документа (вместе с листом согласования, который может быть распечатан, а может быть использован и в электронной форме) распечатывается и представляется на подпись уполномоченному должностному лицу.
- На бумажном проекте документа проставляется подлинная подпись (условно – «синяя») соответствующего руководителя!
- Управление делами регистрирует подписанный документ, проставляя на нем дату и индекс, используя данные информационной системы, которая «предлагает» очередные дату и индекс по соответствующим счетчикам. Документ в бумажной форме всегда является доказательством, выполняет правовую функцию.
- Уполномоченный сотрудник управления делами своей электронной подписью (установленного вида и статуса, например, простая ЭП для отметки о заверении копии) подписывает проект документа, существующий в информационной системе в электронном виде, одновременно с подписанием системно оформляются дата и индекс электронной копии документа, которая получает статус «действующий» документ.
- Полученная заверенная электронная копия документа (оригинал которого существует в бумажной форме) может направляться исполнителям, транслироваться во внешнюю среду на сайт (сам документ/копия, его фрагменты или только заголовок), по ней осуществляется коллективная работа, контроль исполнения и другие необходимые делопроизводственные операции (например, в форме отчета из информационной системы по электронным копиям могут формироваться журналы регистрации, акты, описи, справки и т.п.).
А самое главное – на основе электронных копий формируется информационный ресурс, обеспечивающий межведомственное электронное взаимодействие, к которому уже должны быть готовы государственные и муниципальные органы.
Впоследствии этот ресурс может быть передан вместе с бумажными оригиналами документов и описями в государственный или муниципальный архив как фонд пользования.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).
2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.
3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.
4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.
5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.
Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Итак, современная и правильно выбранная программа:
- улучшает производительность труда;
- помогает своевременно актуализировать контент;
- обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
- минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
- значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
- сокращает штат обслуживающих сотрудников;
- повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
- упрощает составление отчетности;
- снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
- позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
- объединяет все используемые офисные приложения.
Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.
Правила и порядок документооборота
Передвижение документов в компании совершается в таком порядке:
- Составляют документ и проверяют, правильно ли он оформлен.
- Должностные лица визируют его, утверждает руководитель.
- Регистрируют и исполняют документ и при необходимости его отправляют сторонней организации.
- Подготавливают копии для хранения.
- Передают документ в архив компании либо госархив или уничтожают.
Если обобщить, то передвижение документов – когда они поступают от сторонних компаний и лиц, обрабатываются, принимаются к учету, сдаются в архив, – регламентируется графиком документооборота, который утвержден руководителем субъекта.
Оформление графика возможно в двух вариантах – как схема и как список работ, по которому создаются, проверяются и обрабатываются документы. Всем этим занимаются структурные подразделения с указанием ответственных исполнителей и времени работ.
Сотрудники, которые создали и подписали документы, считаются ответственными за соответствие сроков графику оборота документации, а также за оформление документов вовремя и правильно. Также они отвечают за передачу «бумаг» для отображения в бухучете и отчетах, достоверность данных, которые в них содержатся. Важно сделать так, чтобы количество этих лиц было наименьшим. За каждым непременно обязан быть закреплен перечень документов, на которые у них есть право подписи.
Основными правилами документооборота в компании являются:
- оперативность продвижения документа с минимумом временных затрат;
- наибольшее уменьшение инстанций, по которым проходит документация – каждое передвижение обязано оправдываться;
- одинаковый порядок проведения и обрабатывания основных типов документации.
Правильный документооборот дает возможность осуществить главный принцип организации делопроизводства – возможность централизовать исполнение операций технологического плана.
Консалтинг в управлении документами
Большинство средних и крупных компаний могут существенно снизить свои финансовые риски и затраты на персонал, пересмотрев сложившуюся в компании систему работы с документацией. Однако это непростая работа: необходимо собрать воедино все имеющиеся в компании процессы, связанные с документами; оценить их эффективность и необходимость; найти возможности оптимизации; и ввести новые регламенты и процедуры, облегчающие и систематизирующие работу.
Мы предлагаем вам не тратить ресурсы на эту кропотливую работу, а воспользоваться нашей новой услугой – консалтингом в управлении документами. В результате вы получите полностью налаженный и систематизированный документооборот, с которым просто и удобно работать. А если вы захотите перейти на систему электронного документооборота, Ваши документы уже будут готовы к этому!
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы, как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд от этого можно ожидать какого-либо заметного возврат инвестиций). Проблему «сопротивления изменениям» можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучение сотрудников работе с электронной почтой и intranet — сетью, организации электронного архива и др….) И проведение необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства.
Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета в ПО контроля за технологическими процессами.
В данные работе термины «документооборот», «делопроизводство» и др.. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Согласно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.