Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
- Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
- Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
- В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
- В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
- В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
- В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
- В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Какие обозначения использовать при заполнении
Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.
| Событие | Буквенный код |
|---|---|
|
Выходные и праздничные дни |
В |
|
Работа в ночное время |
Н |
|
Выполнение гособязанностей |
Г |
|
Очередные и дополнительные отпуска |
О |
|
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
Б |
|
Отпуск по уходу за ребенком |
Р |
|
Часы сверхурочной работы |
С |
|
Прогулы |
П |
|
Неявки с разрешения администрации |
А |
|
Выходные по учебе |
ВУ |
|
Учебный отпуск |
ОУ |
|
Замещение в 1–3 классах |
ЗН |
|
Замещение в группах продленного дня |
ЗП |
|
Замещение в 4–11 классах |
ЗС |
|
Работа в праздничные дни |
РП |
|
Фактически отработанные часы |
Ф |
|
Командировки |
К |
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Правила заполнения формы Т12
Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть:
- руководитель;
- кадровик;
- специалист по учёту рабочего времени.
Назначается в зависимости от размера предприятия. Также, в зависимости от возможностей предприятия — финансовых и ресурсных, устанавливается количество документов учёта. В небольших организациях, как правило, разрабатывается один табель на всех, в то время как в крупных фирмах может быть по табелю на подразделение.
Существует 2 подхода к заполнению документа:
- полное заполнение, когда учёт ведётся ежедневно;
- частичное заполнение — когда отметка ставится лишь в случае прогула.
восстановить хронологию событий, при частичном заполнении, практически невозможно. Подобный способ допускается лишь в предприятиях, где численность сотрудников маленькая.
В целом, за ведение Т-12 отвечают 2 службы: кадры и бухгалтерия. Если в фирме учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций, ведётся раздельно, то раздел 1 табеля Т12 может использоваться как самостоятельный документ.
Графы с 1 по 17-ю заполняет руководитель или кадровики, а с 18 по 55-бухгалтерия.
Правила для заполнения формы стандартные:
- вверху бланка необходимо указать реквизиту предприятия;
- номер документу присваивается на основании правил делопроизводства;
- датой составления обычно является последний день отёчного периода — времени, в течение которого учитываются данные. Обычно он равен 1 месяцу.
Что касается правил заполнения граф:
- Заполняются в течение рабочего периода: N1 — порядковый номер сотрудника;
- N 2-3 — личные данные из трудовых карточек;
- N 4 и 6 — отражается объём времени, которое сотрудник тратит на выполнение функций (код или количество часов). Или наоборот, факт не явки на работу. Если сотрудник опоздал — проставляется количество часов, которые присутствовал на рабочем месте.
- N 5 и 7 — отражается объём затраченного времени за половину периода. В днях (верхняя ячейка) и часах (нижняя).
Стоит отметить, что указываются лишь часы, которые работник тратит на выполнение задач по официальной должности. Если в фирме имеется практика замещения временных вакансий или совмещение работы сразу по нескольким — такая информация в табеле не отражается.
Если основанием для приёма на работу является гражданско-правовой договор, имя исполнителя в табеле фигурировать не должно. Если отношения оформлены по совместительству – наоборот, должно быть указано в табеле.
- Заполняются в конце рабочего периода: N 8-9 — ячейка 8 является совокупным итогом 5 и 7 в днях, ячейка 9 — в часах.
- N 15 — буквенное обозначение причины прогула. Причем таковым не может являться отсутствие на рабочем по причинам, которые были документально обоснованы (к примеру, с помощью листика о временной нетрудоспособности);
- N 17 — информация о днях отдыха за весь отчётный период.
В зависимости от потребностей предприятия бланк табеля может быть усовершенствован, в том числе введены дополнительные графы, структурирован учёт. А тазу разработать собственные условные сокращения. Это актуально для предприятий, где ведётся посменная работа день/ночь, или сотрудники регулярно находясь в командировках.
Пример заполненного табеля представлен ниже:
По требованиям постановления Госкомстата документ разрабатывается в одном экземпляре. Подписывайся руководителем или специалистом, а также сотрудником отдела кадров и передаётся в финансовый отдел.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец упрощенного табеля учетного времени
- Образец табеля т12
Формы и порядок заполнения
В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:
- Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).
В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.
- Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
- ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.
Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
| ОТ | Очередной оплачиваемый отпуск |
| ОД | Дополнительный оплачиваемый |
| ДО | Административный (без сохранения ЗП) |
| У | Учебный с сохранением ЗП |
| УВ | Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
| УД | Учебный без сохранения ЗП |
| Р | По беременности и родам |
| ОЖ | По уходу за ребенком до 3 лет |
| ОЗ | Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
| ДБ | Дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.
При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.
Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.
Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.
В связи с ситуацией с COVID-19 и второй волной рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с вопросами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то можно использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.
Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или за свой счет, то ставьте другой, соответствующий ситуации, код.
Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей
Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.
Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:
-
«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;
-
«Н» или «02» — работа в ночное время;
-
«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;
-
«С» или «04» — сверхурочные часы работы;
-
«ВМ» или «05» — вахтовая работа.
Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.
Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:
— «Я» или «01» — работа в дневное время.
— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.
— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.