Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должны быть у ИП при проверке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит понимать, что упрощенная ставка — это словно «красная тряпка» для налоговиков. Ведь отчисления в пользу бюджета в таком ракурсе серьезно сокращаются. И они будут проверять законность этой формы всеми доступными способами. Вот почему нелишним будет привлечение экспертов к заполнению деклараций, а также профессиональных юристов, которые смогут проконсультировать вас по всем аспектам этого формата налогообложения.
Как снизить риски при проверке
Для этого есть несколько простых рекомендаций.
- Старайтесь избежать убыточной отчетности более, чем один период подряд. В противном случае вам стоит понимать, что ФНС нагрянет неминуемо. Разумеется, это выглядит крайне подозрительно. Поэтому сразу готовьте объяснения с документным подтверждением всех обоснований.
- Не снижайте «белую» зарплату до минимума. Будет наглядно видно, что основную часть своего заработка работники получают в «серой» форме. Что особенно станет явным, если в принцип прибыль предприятия находится на вполне вменяемом уровне.
- Не опускайте налоговые отчисления ниже среднего уровня по рынку. Даже если для этого существует чисто техническая возможность. Это всегда дополнительное нежелательное внимание.
- Минимизируйте число агентов в поставках. Конечно, идеальным вариантом будет прямое сотрудничество с производителями. Но мы понимаем, что это не всегда возможно по банальным логистическим причинам. Но старайтесь, чтобы число контрагентов на пути от стадии производства до реализации было как можно меньшим.
- Всегда давайте развернутые комментарии для ФНС, если в них потребуется нужда. Не пытайтесь скрыть данные или говорить расплывчато.
- Отправляйте декларации вовремя. Даже если вас за эту просто накажут штрафом без выезда, то вы получите очередную «галочку». И если они накопятся, то сотрудники службы точно вас посетят.
И главное — не забывайте, что налоговый контроль индивидуальных предпринимателей становится проблемой только тогда, когда вы не знаете, как он точно работает.
Когда требование считается полученным
Когда инспекторы проводят проверку на территории налогоплательщика, требование вручают лично руководителю или его представителю, под роспись. Срок, в течение которого нужно ответить, отсчитывают со следующего дня.
В остальных случаях есть нюансы:
- Требование отправили по почте заказным письмом. Оно автоматически считается полученным на шестой рабочий день с даты отправки (по штемпелю на конверте), а срок исполнения начинает течь с седьмого рабочего дня. Неважно даже, что на самом деле письмо вы могли не получить.
- Требование направили по ТКС через оператора ЭДО. Электронное письмо нужно открыть, затем подписать и отправить в налоговую квитанцию о его приёме. Так вы подтверждаете, что получили требование. Дата получения — та, которая указана в квитанции о приёме. Отсчёт срока начнётся со следующего дня. Если вы не обязаны сдавать отчётность исключительно в электронном виде, но пользуетесь ЭДО, можете вообще не открывать требование, присланное по ТКС. Наказания за это не будет. Не дождавшись от вас квитанции о приёме, ИФНС отправит бумажное требование заказным письмом. Но если вы относитесь к тем, кто должен отчитываться строго в электронной форме, нужно подтвердить получение не позднее чем на шестой рабочий день после отправки, иначе вам могут заблокировать расчётный счёт.
- Требование прислали через личный кабинет ИП или юрлица. Считается полученным в день, когда оно там появилось. Отсчёт срока — со следующего дня.
О чем будет спрашивать налоговая
Проверяющих обязательно заинтересуют ваши контрагенты, у которых есть признаки фирм-однодневок. Инспектор может вызвать на допрос руководителя предполагаемой “однодневки”, а также вас и вашего главного бухгалтера. Задавать вопросы по сделкам, которые показались инспекторам “сомнительными”, вам будут примерно одинаковые, но допрашивать по отдельности:
- Каким образом и когда нашли данного контрагента?
- Почему выбрали именно его?
- Каким образом контактировали с контрагентом?
- Кто подписывал договоры и прочие документы?
- Контактные данные и реквизиты контрагента?
- Какой товар поставлялся, какие оказывались услуги?
- Каким образом происходила передача товара, как он доставлялся и где хранился?
Какие документы запрашивают при проверке контрагента
Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?
Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.
Ключевая фраза здесь — «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.
Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.
Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.
В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).
Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».
В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).
Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.
«Внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам
Истребование информации через «внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам в последнее время становится не просто трендом налогового контроля, а каким-то хайпом для проверяющих и рассматривать их необходимо вместе потому, что для данных требований в НК РФ имеется общая статья 93.1.
Хоть статья и одна, но полномочия налоговых органов по ней четко дифференцированы по объему запрашиваемых у компании документов в зависимости от проводимой в отношении ее контрагента формы налогового контроля:
- в ходе налоговых проверок налоговый орган вправе истребовать у компании документы (информацию), касающиеся деятельности его проверяемого контрагента компании или иных лиц (пункт 1 статьи 93.1 НК РФ);
- вне рамок проведения налоговых проверок проверяющий налоговый инспектор вправе истребовать лишь документы (информацию) в отношении конкретной сделки (пункт 2 статьи 93.1 НК РФ).
Срок для представления документов — 5 дней или 10 дней (зависит от основания истребования) со дня получения требования, но может быть продлен по после соответствующего уведомления от проверяемой компании.
Налоговая проверка ИП
Проверка налоговой инспекцией, как и другие виды проверок, осуществляются согласно плану. Поэтому у предпринимателя есть время подготовить все необходимые документы к приезду сотрудников органов. Важно, чтобы при проведении проверки предприятия его руководитель был на месте. В случае отсутствия руководителя по уважительной причине дата проверки переносится на другое время.
Проверяющая инспекции может просмотреть документацию предприятия за последние три года. Лучше, чтобы предприниматель заранее проверил и подготовил все необходимые документы. Если были выявлены неточности или ошибки, налоговая инспекция назначит дату повторной проверки.
Точного перечня документов, необходимого для предоставления налоговой службе, нет. Однако НК РФ установлено, что сотрудники налоговой инспекции вправе запросить все документы, так или иначе связанные с осуществлением коммерческой деятельности, включая документы бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, единственно верным решением в данном случае будет подготовка всей учетной, отчетной и регламентированной документации.
Налоговая инспекция также осуществляет так называемую камеральную проверку, при которой проводится сверка данных в представленной предпринимателем регламентированной отчетности. Данный тип проверки несет регулярный характер и инспекция не уведомляет о ней предпринимателя, поскольку его присутствие не требуется. Предприниматель получает сведения о проведении камеральной проверки только в том случае, если инспекцией были выявлены ошибки или неточности в представленных данных.
Проведение налоговой проверки: как себя вести
Проверка (за исключением коварной контрольной закупки) проводится так: инспектор или группа инспекторов приходят на место ведения деятельности, показывают служебные удостоверения и решение о проведении проверки, подписанное руководителем местной налоговой. На этом этапе не лишним будет проверить правильность заполнения документов. Главное, на что обращаем внимание — состав лиц, указанных в качестве проверяющих и то, что будут проверять.
Сразу лайфхак: обнаружили несоответствие — скромно промолчите и дайте контролерам закончить начатое. А потом технично и изящно оспорите в суде все результаты. Они будут признаны судом недействительными если, например, состав группы проверяющих отличается от указанного в решении. То есть, написали инспектора Иванова, а пришел инспектор Петров. Так нельзя, проверять вас имеет право только Иванов.
Налоговые инспекторы просто обожают проводить проверки совместно с другими службами: полицией, прокуратурой и так далее. По закону так можно, но эти лица тоже должны быть вписаны в документы проверки.
Идем дальше. Вообще лучше сотрудничать с инспекторами с самого начала. Попросили дать такие-то бумаги — дайте. Кстати, на момент мероприятия все документы, имеющие к нему отношение, должны быть на точке продаж. Отговорка формата “всё дома у директора (бухгалтера)” не устроит инспекторов и может стать основанием для наложения штрафа.
Инспекторы могут проверить:
- порядок применения онлайн-касс;
- ведение бухгалтерской и налоговой отчетности;
- хозяйственную деятельность;
- учет денежных средств (соответствие денег в кассе тому, что указано в отчетах);
- соблюдение предпринимателем налогового законодательства.
Проверки для самозанятых граждан
Проверка самозанятых граждан давно считается больной точкой налоговой системы. Довольно сложно отслеживать их деятельность, учитывая, что они не прикреплены ни к какой конкретно организации и не являются индивидуальными предпринимателями. Это одновременно и плюс, и минус самозанятых лиц. Налоговые проверки для таких лиц осложнены целым списком факторов. Но даже их могут проверить налоговые органы в том случае, если появятся основания предполагать у них не обложенную налогом прибыль. Часто такие действия происходят просто по наводке третьих лиц, которыми могут быть кто угодно: от обиженных клиентов до прямых конкурентов. Достаточно лишь уведомить ИФНС о том, что какое-либо лицо имеет прибыль и не платит налоги.
Таким образом, налоговая проверка является важным инструментом, поддерживающим стабильное функционирование экономики. Налоговая инспекция обладает всеми необходимыми полномочиями для осуществления контроля за деятельностью индивидуальных предпринимателей.
* Цены указаны на июль 2019 г.
Формы для проверки бухгалтерского учета ИП
Особенность учета ИП состоит в преимущественном ведении налогового учета. От применения бухгалтерского учета ИП освобождены при условии ведения полученных доходов, произведенных расходов или иных объектов. Формы первичного учета применяются всеми ИП для получения данных налогообложения. Состав документов бухгалтерского учета (БУ) зависит от применяемой ИП системы.
| Тип режима налогообложения | Виды обязательных форм учета |
| Общеустановленная система | Книга учета доходов и расходов, первичные формы |
| ЕНВД | Документы учета физического показателя, применяемого для расчета вмененного дохода |
| УСН | КУДиР, применяемая при упрощенном режиме, формы первичного учета |
| ПСН | Книга учета доходов |
| ЕСХН | Книга учета доходов и расходов |
Книга учета доходов и расходов ИП является основным документом налогового учета (регистра). В журнал заносятся показатели, определяющие сумму единого налога или НДФЛ. Форма книги может быть разработана или доработана самостоятельно и разрешена к применению после утверждения ее в Инспекции. При отсутствии согласования книга не имеет юридической силы и не может быть использована в качестве налогового регистра.
Состав мероприятий в ходе налоговой проверки
Проверка включает ряд мероприятий, позволяющих инспектору более точно определить соответствие реальных данных представленным документально. Инспектор имеет право произвести дополнительные мероприятия:
- Опросить свидетелей. Привлекаются должностные лица, работники индивидуального предпринимателя, сторонние физические лица. В ряде случаев для опроса приглашают уволенных работников, обладающих данными о деятельности ИП в проверяемом периоде.
- Осмотреть имущество, используемое ИП для получения дохода. К осмотру привлекаются складские, торговые площади, основные средства, запасы. Мероприятие позволяет проверить соответствие данных об активах реальным параметрам.
- Провести инвентаризацию. Процедура позволяет выявить точное состояние дел и проверить данные отчетности. По результатам проверки оформляется акт (опись).
- Заказать экспертизу. Привлечение специалистов узкого профиля оправдано при проверке ИП с наличием грубых нарушений. Частыми случаями специальной оценки являются проведение почерковедческой экспертизы или определение подлинности документов.
Законодательство уделяет большое внимание дополнительным мероприятиям, каждому из которых отводится статья НК РФ.
| Мероприятие контроля | Статья НК РФ |
| Запрос документов | Ст. 93 |
| Документальная выемка | Ст. 94 |
| Опрос, допрос | Ст. 90 |
| Осмотр имущества, территории | Ст. 91, ст. 92 |
| Вызов и использование переводчика | Ст. 97 |
| Инвентаризация | Ст. 89 |
Состав и показатели дополнительных мероприятий отражаются в акте проверки и прилагаются к документу.
Привлечение предпринимателя к ответственности
В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию).
Основанием для представления указанных документов (информации) является соответствующее требование, направленное налоговым органом, которое лицо обязано исполнить в течение пяти дней со дня его получения или в тот же срок сообщить, что не располагает истребуемыми документами (информацией) (п.п. 4, 5 ст. 93.1 НК РФ).
Согласно п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Так, за непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа с индивидуального предпринимателя в размере десяти тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ, смотрите также постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2015 № 17АП-6064/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.03.2015 № 13АП-30254/14, информацию УФНС России по Владимирской области от 24.03.2014 “Ответственность за непредставление документов и несообщение информации в налоговые органы”). Положения п. 2 ст. 126 НК РФ в приведенной редакции применяются в отношении документов, срок представления которых в налоговые органы наступил после 05.12.2014 (ч. 6 ст. 5 Федерального закона от 04.11.2014 № 347-ФЗ), что, как мы поняли, и имеет место в рассматриваемом случае.
Таким образом, непредставление истребуемых налоговым органом первичных учетных документов со сведениями о налогоплательщике, в отношении которого проводится налоговая проверка, может повлечь за собой взыскание с индивидуального предпринимателя штрафа в размере десяти тысяч рублей (смотрите также п.п. 3, 4 ст. 114 НК РФ).
Как следует из буквального толкования п. 2 ст. 126 НК РФ, лица, у которых истребуются документы в порядке, установленном ст. 93.1 НК РФ, могут быть привлечены к ответственности только за непредставление фактически имеющихся у них документов со сведениями о налогоплательщике.
В связи с этим полагаем, что бездействие лица, выразившееся в непредставлении по требованию налогового органа документов со сведениями о налогоплательщике в связи с их отсутствием, не образуют состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена п. 2 ст. 126 НК РФ.
Аналогичный вывод представлен в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 № 09АП-22573/15: п. 2 ст. 126 НК РФ предусматривает налоговую ответственность налогоплательщика только в случае непредставления по запросу налогового органа имеющихся у налогоплательщика информации либо документов, которые налогоплательщик обязан представить налоговому органу согласно положениям НК РФ. Лицо не может быть привлечено к ответственности за непредставление документов, которые у него отсутствуют.
Отказ же в представлении фактически имеющихся документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ при наличии его вины (ст. 106 НК РФ).
Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено.
После проведения операции по проверке инспектор составляет акт, один экземпляр которого остается в налоговой, а другой отдается предпринимателю. В акте описан ход проверки, выявленные нарушения и сроки их устранения. Обжаловать акт ИП может, ему дается для этого срок в 14 дней. Все замечания предприниматель описывает прямо в акте, а затем отдает его в местную налоговую службу.
Налоговые проверки носят регулярный характер, и к ним стоит заранее готовиться. Если ИП ведет честную бухгалтерию и не нарушает действующее законодательство, то его ждет только камеральная проверка. Если же документы для проверки ИП не в порядке, стоит готовиться к более строгой проверке выездного характера, а это далеко не всегда хорошо заканчивается для организации.
Права налоговиков при проверке
Инспекторы налогового органа имеют право:
- проводить инвентаризацию основных средств;
- запрашивать необходимые документы для проведения проверок (руководству компании обязаны передать требование о представлении документов под роспись);
- производить выемку документов, в том случае если инспектор полагает, что они могут быть сокрыты от проверяющих, подменены, изменены (выемка осуществляется только на основании мотивированного постановления под роспись руководства компании);
- вызывать физических лиц, которые могут дать любые пояснения, имеющие значения для целей проверки;
- копировать документы, привлекать экспертов для участия в осмотрах, проверках.
Налоговые проверки предпринимателей проводятся систематически, и избежать их не получится в любом случае. По крайней мере, камеральной проверке подвергаются все отчеты ИП, а их несдача выявляется и приводит не только к уплате штрафа, но и к опасности попадания предпринимателя в список для выездных проверок.
Поэтому прежде всего стоит соблюдать налоговую дисциплину и своевременно сдавать все необходимые отчеты и совершать предусмотренные законодательством платежи. В таком случае риск назначения выездной проверки минимален.
Кроме того, всегда необходимо быть готовым к возможному визиту проверяющих, тем более что сейчас налоговые органы обязаны информировать субъекты предпринимательской деятельности о предстоящей проверке, в том числе сообщать её предмет.
Алгоритм проведения налоговой проверки
Выездная ревизия в большинстве случаев проводится в соответствии с планом выездных проверок. Как формируется такой план остается для всех секретом, поэтому знать преждевременно о том, будут проверки ИП в 2019 году или нет, трудно.
Плановые проверки ИП проводятся на основании решения о проведении такой ревизии. Оно обязательно должно быть предоставлено предпринимателю. Параллельно с таким документом бизнесмену выдается требование о необходимости подготовить перечень необходимых для ревизии документов.
По срокам: ревизия длится в течение 2-х месяцев. В соответствии с Налоговым Кодексом продолжительность изучения документов может быть продлена на 2-4 месяца, то есть составлять полгода.
Причины для продления сроков ревизии:
- Масштабы предприятия требуют продления сроков;
- В процессе проверки были обнаружены дополнительные факты нарушения, подтверждение которых требует дополнительного изучения документации;
- Произошло чрезвычайное событие, которое повлекло за собой невозможность изучить документы в полном объеме;
- Индивидуальный предприниматель всякими способами оттягивает сроки представления документов или не предоставляет их вообще.
При этом в сроки проверки ИП в не засчитываются дни или месяцы, в течение которых инспекторы не проводили ревизию за счет простоев.
Аудит выездного характера всегда проводится не одним инспектором, а группой лиц. В такой группе есть ответственное лицо – руководитель группы. В процессе контроля инспекторы могут изучать всю необходимую документацию, осуществлять инвентаризации запасов, основных и оборотных средств, изучать необходимые объекты, взаиморасчеты субъектов, партнеров.
Статистическая информация: в 97% из 100% выездная плановая проверка заканчивается доначислениями налогов и сборов, штрафов и пени.
Когда налоговая проверка подходит к завершению, ИП должен получить от инспектора справку об окончании. Если инспектор не предоставляет такой документ, его необходимо потребовать самостоятельно. С момента составления справки идет отсчет времени для составления другой необходимой документации.
Каждый ИП должен знать: как только справка об окончании проверки выдана, ни один инспектор из группы не может присутствовать на территории ИП.
После составления бумаги инспекторы на своем месте работы составляют другие документы. Один из них – акт выездной проверки. Он предоставляется подконтрольному объекту через 2 месяца после завершения аудита, то есть после составления справки.
Акт проверки составляется в двух экземплярах:
- Первый экземпляр необходим налоговым органам;
- Второй экземпляр выдается на руки налогоплательщику.